Assistant de direction

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur Rédacteur principal de 2ème classe Rédacteur principal de 1ère classe Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Depuis la reconnaissance de l'intérêt territorial des équipements culturels et sportifs en décembre 2016, GPSEA a progressivement intégré en gestion une quarantaine d’établissements (conservatoires, médiathèques et ludothèques, piscines, complexes sportifs, gymnases…) regroupant plus de 500 collaborateurs. Au sein de la Direction Générale Adjointe Citoyenneté (DGAC), la Direction des Sports et de la Culture (DSC), à qui incombe l’animation des différents réseaux constitués, poursuit de nombreux enjeux au premier rang desquels : Le pilotage des équipements transférés dans le respect du principe de gouvernance partagée avec les communes ; La recherche d’un fonctionnement fluide, efficace et harmonisé des différents équipements en termes de gestion administrative, RH et budgétaire ; Le développement d’une offre de service équitable et innovante répondant aux besoins des administrés au sein d’équipements modernisés ; Une vision renouvelée de l’approche territoriale basée sur un principe de complémentarité. Missions / conditions d'exercice Sous l'autorité du directeur des sports et de la culture et en lien avec les deux directeurs adjoints, vous travaillez en collaboration avec une équipe mutualisée de 12 agents et aurez en charge les missions suivantes : Assurer l’interfaçage administratif de la direction entre le siège, les équipements et les autres directions de la collectivité En responsabilité fonctionnelle avec la chargée de suivi administratif et le chargé de gestion logistique et d’accueil de l’Espace des Buissons, coordonner la partie administrative de la direction ; Gérer l'agenda du directeur et de ses deux adjoints ; Participer aux réunions de direction et en rédiger les comptes-rendus ; Traiter et/ou rédiger les courrier internes et externes, en assurer le classement et l’archivage ; Créer et alimenter des outils de reporting et de suivi d’activités dans les divers domaines couverts ; Centraliser et suivre les campagnes des entretiens professionnels annuels et les campagnes d'avancement de grade et de promotion interne en lien avec la cellule RH de la direction ; Produire et assurer l’instruction des différents documents administratifs et financiers liés à l’activité de la direction (conventions, devis, facturation, déclarations GUSO, vacations) ; Superviser la gestion de la relation usagers (traiter les requêtes sur la plateforme de GED, rédiger les réponses en collaboration avec les directions concernées, garantir le respect des délais, optimiser les circuits) ; Rédiger des notes contextuelles, des rapports, notamment dans le cadre des instances de la collectivité et garantir le suivi de tous types de documents en lien avec l’assistante du directeur général adjoint citoyenneté. Soutien organisationnel Prendre part à l’organisation administrative et logistique des manifestations événementielles à fort enjeu (concerts, séminaires). Référent communication En lien avec les différents acteurs (direction de la communication, équipements), coordonner la production des supports (brochures, news-letters, publications…) ; Contribuer à la rédaction de contenus (divers articles et rapports institutionnels) ; Apporter une expertise et un accompagnement garantissant la pertinence des outils ; Développer des procédures sécurisant la diffusion de l’information avec le degré de validation et d’anticipation requis. Profils recherchés Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ; Maîtrise des outils informatiques et bureautiques ; Rigueur et sens de l'organisation, respect des plannings et des délais ; Réactivité et autonomie ; Bon niveau rédactionnel ; Discrétion et respect de la confidentialité ; Aptitude à travailler en transversalité au sein d'une équipe interdisciplinaire ; Savoir rendre compte à sa hiérarchie et adopter la posture d'un agent public de collectivité territoriale. Poste à temps complet principalement basé à Marolles-en-Brie (94) ; Permis B souhaité. Possibilité de disposer d'un véhicule de service partagé au sein de la direction pour des déplacements ponctuels ; Rémunération statutaire + RIFSEEP ; Prestations d’action sociale via le CNAS ; Participation mutuelles labellisées (jusqu’à 30€/mois) ; Possibilité d'adhérer au contrat collectif prévoyance - maintien de salaire (PSC) avec prise en charge à hauteur de 50% par la collectivité.