Chargé de relation citoyenne

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Rédacteur Rédacteur principal de 2ème classe Rédacteur principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Le/la chargé·e intervient par roulement sur trois postes : l’accueil du public (avec ou sans rdv), le standard téléphonique et le travail administratif interne sur les objets suivants : -Assurer le traitement des dossiers de cartes d’identité et passeport. - Délivrer les droits de stationnement. - Gérer les différentes demandes de prestations familles (inscriptions scolaires, activités péri et extrascolaires,…). est placé.e sous l’autorité hiérarchique de la chef du Service relation et, en son absence, sous l’autorité de l’adjointe à la responsable du SRC ou de la référente familles. Rattachement hiérarchique : N + 1 : Chef de service du SRC en rattachement hiérarchique Et rattachement fonctionnel à l’adjoint à la responsable et, en leur absence, à la référente familles. N + 2 : Directrice des affaires générales Missions / conditions d'exercice ACCUEIL DU PUBLIC « FRONT OFFICE » : Assurer par roulement l’accueil de l’usager soit - à l’accueil unique - au guichet - au standard Les missions principales sont d’accueillir, renseigner et traiter les demandes du public. Les domaines d’intervention sont les suivants : accueil général, standard téléphonique, dossiers de cartes d’identité et passeports, droits de stationnement, gérer les différentes demandes de prestations familles (inscriptions scolaires, activités péri et extrascolaires,…). MISSIONS ADMINISTRATIVES « BACK OFFICE » Instruction et finalisation des démarches réalisées par les usagers au guichet. Traitement du courrier électronique ou postal. Contribution à l’organisation des élections. S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques CONDITIONS D’EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE Rattachement hiérarchique : N + 1 : Chef de service du SRC en rattachement hiérarchique Et rattachement fonctionnel à l’adjoint à la responsable et, en leur absence, à la référente familles. N + 2 : Directrice des affaires générales Lieu de travail : Hôtel de Ville Temps de travail : 39h par semaine Horaires : Sur une amplitude de 8h15 à 17h15 Permanence en soirée une fois par semaine (jusqu’à 19 h) au moins 2 à 3 fois par mois Travail le samedi de 8h45 à 12h30 (2 à 3 fois par mois le matin et les après-midi lors de la célébration des mariages) Conditions d’exercice : Pas de bureau fixe Alternance travail en open space et travail en bureau « back office » Profils recherchés SAVOIR : • Apprentissage et utilisation de logiciels métiers • Maîtrise de l’outil informatique : traitement de texte, Excel SAVOIR – FAIRE : • Maitriser l’accueil du public • Sens du relationnel • Etre rigoureux dans la gestion et le suivi des dossiers • Sens du travail en équipe • Avoir une bonne capacité d'adaptation à des missions variées • Etre capable de rendre compte de son travail APTITUDE / QUALITE : • S’exprimer clairement et reformuler les demandes • Favoriser l’expression de la demande • Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques • Mettre en pratique la Charte d’accueil du SRC • Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous • Conserver neutralité et objectivité face aux situations • Adapter son intervention aux différents publics