Assistant GPEC

Détails de l'offre Famille de métiers Gestion des ressources humaines > Ressources humaines, statut et rémunération Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 1ère classe Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi La direction des ressources humaines recherche un assistant GPEC - Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences H/F Rattaché à la direction des ressources humaine et sous la responsabilité du chef de service GPEC, vous exercez vos fonctions au sein d'une équipe composée de 3 assistantes GPEC, 5 chargés de GPEC, et 2 chargés de formation. Vous assurez une mission d'assistanat administrative, auprès du chef de service, des chargés de GPEEC et des chargés de formation, sur tous les sujets relatifs au recrutement, à la formation, à la mobilité interne et au reclassement... Vous assurez, avec les assistantes GPEC, toutes les tâches administratives qui incombent au service. Missions / conditions d'exercice Activités transversales : Assurer l’accueil physique et téléphonique des agents et des candidats internes et externes, Apporter un premier niveau d’information aux demandes, Suivi des parapheurs, Mettre à jour et saisir les données dans les progiciels RH (Inser, Yootalent…), Actualiser les différents tableaux de bord et les dossiers des agents, Participer à la préparation, à la présentation de l’activité du service au cours des réunions de service et rédiger les comptes-rendus, Veiller et assurer les questions logistiques nécessaires à la mise en place des activités du services ; en lien avec les autres directions : Caisse des écoles, DINSI, Evènementiel et Logistique…pour la réservation des salles, le matériel, les équipements informatiques…, Classer et archiver les dossiers et tout autre document, Assurer l'accueil de la direction en cas d’absence des chargées d’accueil. Secteur recrutement : Participer à l’accueil des candidats, Planifier les entretiens de recrutement, Rédiger les courriers (recrutement, mobilité, réintégration, réponses aux candidatures, ...), Recevoir les nouveaux agents recrutés et constituer leurs dossiers administratifs (récolte des documents nécessaires, demande de casier judiciaire, DPAE, vacances d’emploi, établissement des fiches navettes si besoin), Assurer le suivi des candidatures et des entretiens, Scanner et enregistrer les candidatures dans le logiciel recrutement. Secteur formation : Assurer la logistique des formations : inscription, convocation, réservation des salles, mise à disposition du matériel et rédaction des feuilles d’émargement, Saisie et suivi sur le logiciel de formation, Mise à jour des tableaux de bord (activité et budget). Profils recherchés Qualifications exigées Baccalauréat ou équivalent dans le domaine des ressources humaines : secrétariat, assistant de gestion administrative, assistant ressources humaine Connaissances attendues Fonctionnement, acteurs et activités d’un service ressources humaines, Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, ...), Progiciels de gestion, Procédures du service, Logiciels de bureautique, Vocabulaire professionnel du service, Procédures administratives, Techniques de recherche documentaire, Communication orale et écrite. Compétences attendues Traitement des dossiers et saisie de documents, Gérer et actualiser une base d'informations (traitement de texte, tableur), Vérifier la validité des informations traitées, Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion RH, Savoir rédiger des documents administratifs, Enregistrer ou saisir des données informatiques, Accueil physique et téléphonique du public, Recevoir et orienter les demandes, Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité, Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent, Gestion de l'information, classement et archivage de documents, Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers, Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous, Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, ...). Qualités requises Avoir un esprit d’équipe, prendre des initiatives, Avoir un sens de l’écoute et de très bonnes qualités relationnelles (posture et présentation), Respect des obligations : réserve, discrétion et confidentialité, Rigueur et respect des échéances, Autonomie, Disponibilité, rigueur et sens de l’organisation.