Gestionnaire financier et état civil

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Sous l’autorité du responsable des services, le gestionnaire financier et état civil : -assure la gestion administrative, financière et comptable de la commune - instruit et constitue les actes d'état civil et assure la tenue administrative des registres - gère les affaires funéraires de la commune. - gère les affaires électorales - assure l’accueil physique et téléphonique du public - assure la gestion administrative, financière et comptable de la commune. Missions / conditions d'exercice ACTIVITES PRINCIPALES • GESTION FINANCIERE : COMPTABILITE ET SUIVI DES BUDGETS - Assurer le classement et l'archivage des pièces relatives à la paie et à la comptabilité - Préparer les mandats et titres - Assurer le traitement comptable des dépenses et recettes courantes - Suivre l'inventaire - Rédiger des factures liées au SPIC - Déclarations FCTVA - Suivi des baux de la commune - Suivi et révision des loyers et charges locatives du pôle de santé - Suivi du contentieux du pôle de santé • ETAT CIVIL • GESTION FINANCIERE : COMPTABILITE ET SUIVI DES BUDGETS - Assurer le classement et l'archivage des pièces relatives à la paie et à la comptabilité - Préparer les mandats et titres - Assurer le traitement comptable des dépenses et recettes courantes - Suivre l'inventaire - Rédiger des factures liées au SPIC - Déclarations FCTVA - Suivi des baux de la commune - Suivi et révision des loyers et charges locatives du pôle de santé - Suivi du contentieux du pôle de santé • ETAT CIVIL Actes d’état civil - Accueil et renseignement du public - Réception et instruction des dossiers d'état civil (reconnaissance, naissance, baptêmes civils, mariage, PACS décès, changement de prénoms et de noms...) - Apprécier la demande au regard de différents documents et contrôler l'authenticité des attestations fournies - Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, PACS, décès, etc.) - Préparation des extraits et copies intégrales d’actes d’état civil - Rédaction et apposition des mentions marginales - Etablissement et mise à jour des livrets de famille et duplicatas - Envoi des bulletins INSEE - Réalisation de divers certificats - Gestion du planning des cérémonies - Préparation des cérémonies - Tenue et édition des registres (ouverture, clôture, mise à jour des mentions marginales) et tables annuelles et décennales - Administrer le recensement miliaire (saisie sur le logiciel, délivrance de l’attestation et de la notice individuelle, envoi trimestriel des bulletins) - Préparation des légalisations des signatures et certifications conformes des documents en état civil Affaires funéraires - Accueil et renseignement des familles - Suivre les achats et les renouvellements des concessions du cimetière - Suivi de la gestion funéraire sur le logiciel - Préparation des titres de concessions - Entretenir des relations avec les services des Pompes Funèbres - Mise en place/enlèvement des affichages dans le cimetière - Formulation d’avis motivés en cas de refus - Gestion administrative et délivrances des autorisations nécessaires à toutes les opérations funéraires (inhumations, exhumations, dispersions, scellement d’urnes...) Elections - Aide matérielle et administrative à la préparation et au déroulement des scrutins électoraux - Tenue du fichier électoral - Enregistrer les demandes d'inscriptions sur les listes électorales (inscriptions, changements d'adresse) - Effectuer les radiations sur les listes électorales - Enregistrement de procurations - Édition et envoi des cartes électorales - Edition et suivi des différents tableaux de bord - Organisation et participation aux commissions de contrôle des listes électorales - Transmission de la liste des jurés d'assises Affaires générales - Gestion des demandes du guichet unique - Gestion de la location des salles municipales - Aide à l’organisation des cérémonies commémoratives ACTIVITES ANNEXES • PERISCOLAIRE - Suivi des absences - Enregistrement des familles (création, modification) - Facturation - Inscriptions scolaires - Réservation des produits - Gestion du portail famille • Missions «tournantes » liées à l’accueil de la mairie - Accueil physique et téléphonique - Enregistrement du courrier - Gestion de l’affichage - Gestion des banderoles - Gestion des demandes des associations Profils recherchés Formation initiale dans les domaines de la gestion, du secrétariat, de l’administration Maîtrise des outils bureautiques (word, excel…) Maîtrise du logiciel JVS souhaité Connaissances du statut de la Fonction Publique Territoriale Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité Connaissances juridiques en droit civil et gestion des cimetières Connaissance des règles budgétaires et comptables publiques - Travail en équipe - Réactivité et adaptabilité - Polyvalence du fait de l’exercice de missions variées et à la gestion simultanée de différents dossiers - Autonomie dans l’organisation du travail et avoir le sens des priorités - Rigueur et respect impératif de délais