Agent d'accueil polyvalent

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Rédacteur principal de 1ère classe Rédacteur principal de 2ème classe Rédacteur Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi L'agent d'accueil est un(e) professionnel(le) polyvalent(e) chargé(e) de l'accueil physique et téléphonique des usagers, de la gestion administrative courante, ainsi que de la mise à jour du site internet et des applications municipales. Il/Elle assure également la gestion des actes administratifs et participe au bon fonctionnement des services de la mairie. Ce poste requiert une forte capacité d'adaptation, un excellent relationnel, une rigueur administrative et une aisance avec les outils numériques. Missions / conditions d'exercice 1/ MISSIONS PRIORITAIRES : Accueil et orientation des usagers : Garantir un accueil de qualité en personne et par téléphone, répondre aux demandes des usagers de manière réactive et efficace, et orienter les personnes vers les services compétents de manière précise. Suivi des mouvements de la population, permanente et secondaire Gestion des actes administratifs : Prioriser la rédaction, l’enregistrement et la délivrance des actes administratifs (certificats de domicile, de mariage, etc.), en veillant à la conformité des dossiers et à la rapidité de leur traitement. Communication : Gérer et afficher les informations à la population Veiller à ce que le site internet de la mairie et les applications municipales soient régulièrement mis à jour, notamment les informations concernant les démarches administratives et les événements. Assurer leur bon fonctionnement pour garantir une bonne communication avec les administrés. Tout autre tâche dans l’intérêt du service 2/ ACTIVITES ET TACHES PRINCIPALES Accueil physique et téléphonique •Accueillir et orienter les usagers de la mairie (habitants, touristes, associations, etc.) de manière professionnelle et courtoise. • Répondre aux demandes des usagers en fournissant des informations sur les services municipaux, les démarches administratives, et les événements locaux. • Gérer les appels téléphoniques entrants et orienter les interlocuteurs vers les services compétents. • Gérer la boîte mail générale de la mairie et transmettre les messages aux services appropriés. Missions administratives • Effectuer diverses tâches administratives telles que la gestion du courrier, la rédaction de documents, et la mise à jour des dossiers des usagers. • Assister dans la préparation des dossiers pour les commissions et conseils municipaux. • Organiser et classer les documents physiques et numériques de manière structurée et sécurisée. • Participer à la gestion des inscriptions pour les événements municipaux ou les démarches administratives (célébrations, recensement, élections, débit de boissons etc.). Gestion des actes administratifs : • Rédiger, enregistrer et transmettre les actes administratifs courants (certificats de domicile, de mariage, d’union, de décès, etc.). • Vérifier la validité et l’exhaustivité des demandes d’actes administratifs avant leur traitement. • Assurer le suivi des demandes et informer les usagers de l’avancement de leurs démarches. 3/ ACTIVITES SECONDAIRES Gestion et mise à jour du site internet de la mairie • Mettre à jour le site internet de la mairie avec les informations nécessaires concernant les actualités, les événements, et les démarches administratives. • S'assurer que le contenu du site soit clair, à jour, et conforme aux besoins des administrés. • Travailler en collaboration avec les services concernés pour ajouter de nouvelles informations sur le site ou pour modifier les pages existantes. • Réaliser des contrôles réguliers pour garantir la bonne fonctionnalité du site et de ses liens. Mise à jour des applications municipales • Assurer la mise à jour des applications mobiles ou des plateformes numériques liées à la commune (applications d’information, démarches en ligne, etc.). • Veiller à la bonne gestion des retours utilisateurs concernant les applications, en coordination avec les services compétents. • Tester les nouvelles fonctionnalités et proposer des améliorations sur les outils numériques en fonction des besoins des usagers. Suivi de la taxe de séjour • Actualiser la base de données • Contrôler les déclarations des hébergeurs • Assistance au service financier concernant la mise en place d’une veille informationnelle et réglementaire et le suivi des tableaux de bords correspondants. Gestion du cimetière • Gestion des emplacements funéraires (columbarium, ossuaire, jardin du souvenir…) • Assurer la gestion courante et le suivi des concessions funéraires (délivrance et contrôle des titres de concessions et de leur renouvellement, vérification du droit à inhumation, suivi des inhumations et des exhumations…) Profils recherchés 1/ EXIGENCES REQUISES : Niveau requis pour le poste : Catégorie C Formations et qualifications nécessaires : - Diplôme de niveau Bac +2 en gestion administrative, communication, ou domaine similaire., - Expérience antérieure en accueil ou en gestion administrative dans la fonction publique territoriale serait un plus. Compétences nécessaires : Compétences humaines (savoir-être) : - Sens du service public, - Capacité d’écoute et d’adaptation, - Disponibilité, ponctualité - Organisation et rigueur, - Gestion des priorités, - Respect des consignes, - Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler de manière autonome tout en respectant les priorités. Compétences professionnelles (savoir-faire) : - Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales, - Maîtriser la rédaction administrative, savoir rédiger de manière claire et professionnelle - Maîtriser les procédures administratives courantes, notamment en matière d’actes administratifs. - Maîtriser les applications informatiques dédiées et les outils bureautiques courants. 2/ MOYENS (HUMAINS, MATERIELS, FINANCIERS) MIS A DISPOSITION : - ordinateur, matériel de bureau, téléphone fixe - pack Microsoft (Word, Excel, Power-point…). 3/ Conditions et contraintes de travail : Lieu de travail : Mairie de Saint-Lary-Soulan, Place la Mairie, 65170 SAINT-LARY-SOULAN Horaires : voir planning ci-après (35h ou possibilité de faire 35h sur 15 quinze jours soit 31h et 39h)