AGENT ADMINISTRATIF POLYVALENT

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi GRADE : Adjoint(e) administratif, adjoint(e) administratif 2ème classe, adjoint(e) administratif 1ère classe Descriptif de l’emploi : Support administratif d’ensemble afin de faciliter et fluidifier l’organisation administrative de direction et d’assurer la circulation des informations. Placé(e) sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, en fonction auprès du maire l’agent aura pour missions principales Missions / conditions d'exercice Suivi des marchés publics : •Participer à la rédaction des avis de publicités. • Contrôler l’analyse des offres en collaboration avec les services concernés et en assurer le suivi en lien avec le service Achat et commande publique. • Elaborer les comptes-rendus, les procédures et notifier les marchés. • Rédiger des actes (délibérations) et des courriers (accusé de réception, attribution du marché, réponse négative), ainsi que tout courrier ou courriel dans le cadre de ce suivi. • Gérer l’accueil téléphonique et l’information auprès des entreprises. • Assurer l’archivage des marchés. • Etablir les demandes de subventions en relation avec la DGS et le DST. Suivi des Assemblés Gestion et suivi des instances : • Préparer, suivre et donner suite aux conseil municipaux • Convocations aux conseils municipaux, commissions municipales et autres, • Recueillir auprès des services les points à inscrire à l’ordre du jour des instances et notamment le conseil municipal sous le contrôle de la Direction générale, • Relire et mettre en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations, • Gestion des autres actes administratifs (procès-verbal, décisions, arrêtés), • Assurer le caractère exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité, publication, affichage, diffusion), • Missions complémentaires en lien avec la Direction générale Réunions en dehors des horaires d’ouverture des services Suivi administratif : auprès du maire, de la DGS et DST • Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous du Maire et de la DGS • Travaux de secrétariat divers : rédaction, mise en forme, vérification des documents et des notes, frappe de courriers, classement, suivi des dossiers et archivage, • Organisation et planification des réunions : rédiger les ordres du jour en lien avec la direction générale ; respecter les délais de transmission de documents avant les réunions et au besoin prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus et les diffuser • Organisation des dossiers protocolaires, • Gestion du courrier entrant de la collectivité : tri, orientation, diffusion, Profils recherchés Compétences requises • Connaître les techniques de communication. • Connaître les fondements de l'action publique et logique des libertés publiques. • Connaître les enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques. • Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics. Qualités requises • Qualités relationnelles et rédactionnelles • Qualités organisationnelles • Capacités d'analyse et de synthèse • Esprit d'initiative • Faire preuve de réactivité • Faire preuve d'autonomie • Faire preuve de discrétion professionnelle • Maîtrise des outils bureautiques