Agent d'accueil et de gestion administrative F/H

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Rédacteur principal de 1ère classe Rédacteur principal de 2ème classe Rédacteur Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Assurer une excellente gestion des affaires scolaires et offrir aux administrés un accueil irréprochable tout en garantissant la confidentialité des informations. Missions / conditions d'exercice Assurer la gestion des affaires scolaires et périscolaires: * Assurer l'accueil physique et téléphonique (inscriptions, quotients familiaux, réservation, renseignements, orientation); * Être l'interface avec le prestataire de restauration; * Assurer la régie et la facturation des familles * Gérer les demandes de réservations et les inscriptions périscolaires, éditer les listings de réservation; * Suivre les dossiers liés aux frais de repas; * Participer à la mise en place et à l'organisation. Assurer l'accueil du public: * Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone * Renseigner sur l'organisation des services de la commune * Orienter le public vers les services ou organismes compétents * Accompagner et introduire les visiteurs * Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les événements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers) * Gérer l'affichage d'informations Gérer le courrier: * Courrier postal: pré-trier et enregistrer le courrier postal, scanner et archiver le courrier, assurer la diffusion du courrier auprès du Maire et/ou du Directeur Général des Services * Courrier électronique: trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire Assurer le traitement des réclamations: * Noter les réclamations en récoltant les informations requises: identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation * Transmettre au service compétent la réclamation pour traitement * Assurer le suivi des réclamations: relancer les services si nécessaire Assurer les missions d'état civil: * Constituer les dossiers liés à l'état civil: naissance, mariage, décès, actes demandés par les usagers et les officiers publics * Constituer les dossiers de demande de CNI et passeport * Gérer les dossiers de recensement militaire * Traiter les dossiers de cartes d'identité et de passeport Activités annexes: * Gestion des débits de boissons permanents et temporaires * Gestion du service fêtes et cérémonies Profils recherchés Savoirs: * Bon niveau rédactionnel * Maîtrise des outils informatiques * Savoir rendre compte de son travail * Maîtrise des techniques d'accueil du public * Bonnes connaissances dans les domaines de l'état civil * Connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune Savoir-faire: * Assurer l'accueil du public dans de bonnes conditions * Maîtrise des logiciels de gestion des activités périscolaires et état civil * Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (Word, Excel, Outlook...) Savoir-être: * Capacité d'écoute, d'adaptation * Sens du contact, qualité de dialogue * Rigueur et sens de l'organisation * Discrétion et confidentialité * Esprit d'équipe * Autonomie et polyvalence