Agent d'accueil et assistant administratif

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service de la collectivité. Suit et gère les dossiers administratifs selon l’organisation du service. Assite un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe ou d’un service. Missions / conditions d'exercice POSTE ACCUEIL Accueil physique et téléphonique des administrés, services municipaux, fournisseurs de la Ville et les organismes publics avec prise de messages et transmission des communications. Information auprès des administrés, services municipaux, entreprises, sociétés… Suivi du planning d’astreinte Réponse aux demandes des administrés via 6Tzen (GRU), courriels, l’application « je signale » et tout autre canal d’entrée des sollicitations. Transmission des courriers de 6Tzen par mail au DST et responsables de services Préparation des dossiers pour les appels d’offres Gestion des clés des bâtiments communaux avec les sociétés Gestion du tableau des signalements restés sans réponse (6Tzen) Gestion du tableau des appels téléphoniques et des mails reçus Gestion du calendrier Outlook (Coupures Enedis, CCS…) Réservation de la salle de réunion et gestion du calendrier Outlook Gestion et commande d’enveloppes et papier de l’imprimante Gestion des signalements et demandes d’interventions (GPSEA, SATELEC, ORANGE…) SECRETARIAT Rédaction des arrêtés municipaux et gestion du tableau Elaboration du registre des arrêtés Organisation, gestion et suivi des commissions de sécurité (Planifications, convocations, préparation des dossiers, élaboration de procès-verbaux et transmissions…) Rédaction des courriers et gestion du tableau Rédiger des notes synthétiques et courriers Gestion et suivi des demandes « E-ATAL et ATAL », clôture des bons travaux Tri, copies, classement, archivage des documents et recherche de l’information Répondre aux diverses demandes du DST, de la responsable administrative et des responsables de services Enregistrement du courrier arrivé EN CAS DE TELETRAVAIL Le télétravail peut s’organiser avec le second agent du service sur des journées différentes et les missions à accomplir relèvent du poste secrétariat telles que définies ci-avant. Profils recherchés Compétences et connaissances techniquesSavoirs être • Connaitre les techniques administratives et de secrétariat • Orienter et informer le public accueilli • Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques • Connaissance de l’environnement territorial • Connaissance des droits et devoirs des fonctionnaires • Maîtrise de l’outil informatiques (Word, Excel) • Savoir utiliser les logiciels métier 6TZen, Atal, E-ATAL, Outlook, Word, Excel, GPSEA, TSMS… Connaissances informatiques Logiciels bureautiques (Word, Excel…) • Ponctualité • Rigueur dans le travail • Discrétion • Assiduité • Avoir un bon relationnel et esprit d’équipe • Expression orale correcte • Tenue vestimentaire correcte • Sens de l’initiative • Respect • Travail en équipe • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité • Polyvalence