Un-e Assistant-e D'elus-es

Missions:
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

Le Cabinet de la Mairie du 8ème arrondissement, service rattaché à la Délégation Cabinet du Maire, est composé de 6 agents-es placés-es sous l’autorité du/de la Directeur-trice de Cabinet de l’arrondissement.

Missions : Vous assurez principalement le secrétariat de plusieurs adjoints-es de la Mairie du 8ème arrondissement.

Vous êtes notamment en charge du suivi de leur délégation respective pour ce qui relève de l’organisation d’évènements, de la prise de rendez-vous, et de la gestion des missions de proximité.

Profil:
Activités principales:

- Gestion des agendas et des réunions pour les élus-es:
- organiser les réunions,
- gérer les représentations,
- tenir les agendas à jour et intégrer chaque semaine les évènements clefs de l’arrondissement,
- veiller à la présence des élus-es, ou à les excuser.
- Travaux bureautiques:
- traiter les courriers (entrants et sortants), des élus-es et apporter une aide à la rédaction des réponses,
- suivre la messagerie de la Mairie du 8ème arrondissement, notamment les inscriptions aux évènements.
- Gestion des conseils d’écoles, des collèges, des lycées, et des commissions sécurité:
- intégrer les dates dans les agendas des élus-es et vous assurer de leur présence,
- archiver les comptes-rendus,
- coordonner l'organisation des réunions trimestrielles de préparation avec les responsables de secteur.

Activités spécifiques:

- Accueil:
- accueillir le public (physique et téléphone),
- renseigner les habitants-es et les orienter vers les services compétents,
- recueillir les doléances des usagers et les intégrer dans l'outil dédié Selligent.
- Assistance et appui technique:
- participer à l’organisation et à la logistique d’évènements (commande de buffets...),
- créer et gérer des fichiers de suivi (congés, contacts des élus-es,...),
- assurer un appui au/à la chargé-e de communication si besoin (volet impression notamment),
- répondre aux diverses demandes des élus-es (cartes de visite, besoin de matériel,...),
- organiser les permanences des élus-es sur les marchés de l’arrondissement (toutes les deux semaines),
- assurer une présence sur certains évènements clefs (forum des associations,...).

Profil recherché:

- CONNAISSANCES- Domaine d'intervention, contexte des délégations
- MAITRISE- Fonctionnement des institutions publiques, de l’environnement territorial et du rôle des autres collectivités territoriales
- Pack Office
- SAVOIR-FAIRE- Aisance rédactionnelle
- Technique de secrétariat
- Capacité à anticiper, à organiser et à prioriser
- QUALITES- Rigueur et méthode
- Réactivité et gestion du stress
- Discrétion professionnelle

Conditions spécifiques d'exercice:

- Nécessite d'être disponible au regard des horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes
- Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service

Lieu de travail : Mairie du 8ème arrondissement - 12 avenue Jean Mermoz - 69008 Lyon

Horaires : Base de 38h ou 38h45 hebdomadaires

Niveau d'étude : Niveau 3 - CAP BEP...

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Niveau du poste : CG1

Destinataire:
À l'adresse suivante:
COMMUNE DE LYON
DRH - SERVICE RECRUTEMENT
1 PLACE DE LA COMEDIE
69205 LYON CEDEX 01