Gestionnaire Déplacement Mission

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins. Le-la Gestionnaire des déplacements missions est responsable de l'organisation et de la gestion des déplacements professionnels de son périmètre. Iel est le-la point focal des "mouvements missions" pour les équipes impliquées et les équipes opérationnelles siège et terrain. **Activités principales** Sous la responsabilité hiérarchique de la Coordinatrice des déplacements professionnels: **Accueil, orientation et gestion des formalités**essentielles à la bonne préparation** de**s** déplacements** - Vérifier et confirmer la faisabilité des mouvements (départs, retours, transits) en s’assurant que le statut de la personne concernée (médical, administratif, etc.) permet d’envisager les déplacements dans les conditions souhaitées. - Organiser et veiller à la bonne réalisation des briefings et des débriefings. - Organiser les rendez-vous médicaux selon les procédures en place (Pasteur, etc.). - S’assurer de la disponibilité, la validité et la conformité des documents de voyage. - Veiller à ce que les personnes en situation de déplacement reçoivent en amont des informations pratiques requises (plans de déplacement, prérequis administratifs et médicaux, documents essentiels, etc.) avant la confirmation du déplacement. - Répondre à l’ensemble des préoccupations en lien avec la préparation du voyage ; Faciliter les interactions entre les personnes en situation de déplacement et les autres parties prenantes clés (RH Cellules, Admin RH, SHU, etc.). - S’assurer de la réalisation effective des formalités essentielles (rendez-vous médicaux, etc.) ; Alerter les parties prenantes concernées (Cellules, SHU, etc.) en cas de manquements susceptibles de compromettre l’organisation du déplacement. - Proposer en permanence un accompagnement proactif, attentionné et adaptée à la configuration de chaque déplacement (personnes accueillies à Paris, personnes disposant d’une expérience limitée dans les déplacements MSF, etc.). **Gestion administrative, logistique et financière des déplacements** - Gérer les démarches d’obtention des documents et autres autorisations nécessaires au déplacement (visas, permis de travail, laisser-passer, etc.) pour OCP, et le cas échéant pour les autres centres opérationnels. - Etablir les fiches départs et définir les plans de voyages pour les personnes déployées dans son périmètre d’activité. - Se tenir constamment informé-e des règles, obligations et conditions spécifiques de déplacements dans son périmètre d’activité. - Analyser les risques associés aux différents déplacements (mouvement susceptible d’impliquer une compagnie aérienne classée « orange » ou « rouge » par Cellule avion, retards conséquents à l’arrivée ou au départ, etc.) ; Alerter les personnes concernées (Cellules, etc.) ; Identifier et proposer les solutions alternatives - S’assurer de la bonne transmission des informations critiques sur les mouvements nationaux et internationaux entre acteur-rices clés du siège et du terrain (Cellules, Missions, SHU, GP, etc.) - Représenter l’association dans les contacts avec les partenaires externes (ambassades, consulats, compagnies aériennes, agence de voyages, hôtes, taxis, etc.) ; Veiller à ce que les interactions se déroulent conformément aux intérêts et aux valeurs éthiques de MSF. - Gérer la caisse affectée aux dépenses de déplacement (paiement des per diem, visas, etc.) conformément aux procédures comptables applicables ; Assurer la disponibilité de la trésorerie suffisante ; Gérer le coffre du service par délégation de la Coordinatrice du service. **Conseil, expertise technique et facilitation des opérations** - Conseiller les équipes opérationnelles sur les modalités optimales de gestion des mouvements dans le cadre du déploiement des équipes sur le terrain. - Accompagner et encadrer techniquement les personnes en charge des mouvements dans son périmètre d’activité. - S’assurer de la bonne transmission des informations critiques sur les mouvements nationaux et internationaux entre acteur-rices clés du siège et du terrain (Cellules, Missions, SHU, GP, etc.). - Occuper ponctuellement des postes d’Admin transit ou d’officier de liaison sur le terrain ; Procéder à des visites d’évaluation ou d’appuie lorsque c’est nécessaire - Assurer la capitalisation, le partage d’expérience et de bonnes pratiques dans la gestion des mouvements à tous les niveaux. - Faciliter la compréhension et la prise en compte des enjeux institutionnels (environnement, QVT, etc.) dans l’organisation des déplacements. **Activités transversales et contribution à la gestion du service** - Participer activement, être force proposition dans les projets/travaux transverses portés ou alimentés par le service. - Participer a