Assistant.e Administratif.ve

**Informations sur l'offre**:

- Publish on 24/05/23
- (Ref : S-61213A)
Nantes
- 3 quai ceineray
- Nantes
Direction communication - pôle administratif
- sous l'autorité hiérarchique de la responsable du pôle administratif

**Profil souhaité**:

- Filière Administrative
- Catégorie C
- Cadre d'emploi : Adjoint.e administratif.ve

**Répondre à cette offre**:

- Date limite : 21/06/23
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**Accueillir, orienter, promouvoir l’institution. Le pôle administratif de la direction communication assure de la gestion administrative et financière de la direction : réseau d’affichage Decaux, gestion financière et comptable, mise en place de marchés publics... Il a en charge de l’accueil des usagers et des usagères qui se rendent à l’Hôtel du Département pour des réunions, des rendez-vous et autres démarches administratives.**

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**Vos missions**:
Vous êtes chargé-e du suivi et de la gestion de dossiers administratifs. Vous accompagnez et assistez l’ensemble de la direction.

**Suivi administratif**
- vous rédigez les rapports, délibérations, argumentaires pour les dossiers de la direction qui passent en commission permanente,
- vous gérez le réseau d’affichage Abribus : suivi du planning, gestion des attributions et rejets, géolocalisations des campagnes internes et externes, interface avec le prestataire en charge de l’affichage abribus,
- Vous déclarez des marques auprès de l’INPI.

**Commande publique**
- vous suivez les dossiers soumis à la commande publique : demande de la numérotation et fiche UF, lancement des consultations et publicités, attributions, rejets, gestion du contrôle de légalité, notifications, avis d’attribution,
- vous gérez les marchés subséquents : suivi et notification,
- vous rédifez et gérez les marchés publics inférieurs à 90 000 € HT,
- vous suivez les commandes pour certains marchés,
- vous effectuez la déclaration annuelle des achats de la direction.

**Subventions et conventions**
- vous instruisez et suivez les dossiers administratifs de subventions/conventions de la direction,
- Vous suivez et mettez en paiement des subventions.

**Panneautique chantiers**
- vous suivez et gérez (tableaux de bord) des dossiers panneautique en lien avec les directions concernées,
- vous mettez en production des panneaux : réception des demandes, recensement des informations, conception en lien avec le pôle production et suivi de fabrication des panneaux,
- vous suivez des poses/déposes et les étapes de contrôle en lien avec les délégations et directions concernées,
- vous suivez les marchés : gestion des stocks, suivi des demandes de pose / dépose, étapes de contrôle, suivi du budget.

**Secrétariat**
- vous gérez les appels téléphoniques en direction du pôle éditorial et de l’accueil (retour des lignes),
- vous gérez les brèves _Planet_ de la direction,
- vous assistez la direction en remplacement de la secrétaire de direction (suivi et gestion d’agenda du directeur et préparation de dossiers, gestion des appels téléphoniques, de la boîte mail générique, déclarations RH, etc.),
- vous assurez la référence Archives du pôle administratif.

**Compétences attendues**:
Vous disposez d'une connaissance de la collectivité

Vous faites preuve de rigueur et discrétion

Vous êtes organisé.e, disponible et réactif.ve

Vous avez des capacités de synthèse

Vous maîtrisez des outils bureautiques (Word, Exel, Outlook) et des logiciels métiers (Astre, Astre subvention, Marco, AIRSDelib, Atexo, Admimail, etc.).

Répondre par ce site

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Ou par courrier, à l'attention de:

- Monsieur le Président du Département de Loire-Atlantique
Direction des Ressources Humaines,
Service Emploi et Compétences
3 Quai Ceineray, CS 94109
44041 Nantes cedex 1

**Vos contacts**
Anne DURAND
responsable du pôle administratif
02 40 99 14 55
Hélène BAZILE SENECHAL
Chargée de recrutement
02 40 99 10 35

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