Agent.e D'accueil

-Présentation
Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ?
Le Département d’Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus écologique. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des domaines d’activités variés. Nous rejoindre, c’est intégrer une collectivité de 4250 femmes et hommes entreprenants, dynamiques et innovants.
Nous recrutons une.e agent.e d'accueil - Assistant.e administratif.ve pour le service ressources de l'agence départementale du pays de Rennessitué à village au village des Collectivités, 1 Avenue de Tizé, 35235 Thorigné-Fouillard. Le service ressources assure le bon fonctionnement de l’agence, il est l’appui administratif et financier auprès des autres services de l’agence.
Vous intégrerez une équipe administrative et financière de 16 agents motivés, solidaires, reconnus pour leurs compétences et animés par Catherine DAVY, cheffe de service ainsi que Sylvie PRIOUL, coordinatrice de l'équipe administrative. Elles sauront vous accueillir avec bienveillance.
Description du poste
Fonctions
Vous collaborerez à l'organisation générale de l'agence départementale en liaison avec la coordinatrice de l'équipe administrative, les gestionnaires RH et l'ensemble des services de l'agence en assurant des missions d'accueil, d'orientation et d’assistanat.
Missions générales
En tant qu'agent.e d'accueil et d'assistant.e administratif.ve, vous aurez en charge:

1 / Au titre d'agent.e d'accueil:

- Assurer l’accueil physique et téléphonique : Accueillir, informer et orienter les usagers et les professionnels,
- Filtrer les appels, assurer une réponse de premier niveau, réceptionner et transmettre les messages aux bons interlocuteurs
- Saisir les statistiques accueil dans le tableau de bord.
- Consulter les différents agendas et gérer la réservation des salles,
- Réceptionner les livraisons de matériel, gérer les véhicules de service
- Gérer les badges d’accès,
- Gérer et suivre les incidents dans le cadre de la maintenance (bâtiment, imprimante)
- Veiller à la sécurité de la zone d’accueil du bâtiment : signaler les anomalies, mettre le registre hygiène et sécurité à disposition des agents, bien identifier les intervenants en matière de sécurité, travaux, ménage, entretien et maintenance,

2 / Au titre d'assistant.e administratif.:

- Apporter une assistance au service ressources et notamment en Ressources Humaines (saisie de courriers, tableaux, classement, tri du courrier du service ).
- L’agent d’accueil travaille en binôme avec un autre agent d’accueil. Il peut être amené à assurer le remplacement des agents moyens généraux (ouverture du courrier arrivé)
Missions spécifiques
- Mettre à jour les éléments de communication au sein de l’agence (listes de diffusion, listes téléphoniques)
- Gérer la documentation de l’accueil, les abonnements des différents services
- Etablir les cartes professionnelles
- Recenser les évaluations d’agents recrutés en qualité de stagiaires
- Suivi et traitement des données CPAM et CDAP

Le Département vous propose des avantages organisationnels et sociaux:

- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui ouvre droit pour 7h50 par jour ou 39h10 par semaine à 34 jours de congés annuels (32 + 2 jours de fractionnement) et 15 jours de RTT.
- le télétravail régulier (1 jour par semaine) ou ponctuel (25 jours par an) dès trois mois d’ancienneté sur les fonctions,
- des tickets restaurant avec participation employeur
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo
- co-voiturage)
- l'accès à un parking voiture vélo
- la possibilité de souscrite à une mutuelle et garantie maintien de salaire avec participation employeur sous conditions.
Spécificités du poste
- Horaires d'ouverture de l'agence : 9h00 -12h30 et 13h30 -17h00 (16h30 le vendredi)
- Vous travaillerez en lien avec un binôme.

Le Département vous propose des avantages organisationnels et sociaux:

- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui ouvre droit pour 7h50 par jour ou 39h10 par semaine à 34 jours de congés annuels (32 + 2 jours de fractionnement) et 15 jours de RTT.
- Des tickets restaurant avec participation employeur
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo
- co-voiturage)
- l'accès à un parking voiture vélo
- la possibilité de souscrite à une mutuelle et garantie maintien de salaire avec participation employeur sous conditions.
Liaisons fonctionnelles
Informations spécifiques offre Internet
Ce poste est ouvert:

- aux agent-es titulaires du cadre d'emploi des adjoints administratifs,
- aux lauréat-es du concours,
- ou à défaut aux non titulaires de la fonction publiqu