Secrétaire Aide-comptable

Le/la secrétaire comptable a en charge la mise en œuvre des actions inhérentes au au fonctionnement administratifs et comptable du pôle jeunesse. Dans ce cadre, il/elle aura à intervenir sur la mise en œuvre et le développement des actions suivantes:

- Tenue des comptes et préparation les éléments de gestion.
- Réalisation des opérations de clôture.
- Gestion de la trésorerie et en lien avec la secrétaire comptable de l’association.
- Suivi administratif du personnel.
- Préparation et suivi des dossiers de financement et des subventions.
- Assistance à la préparation des réunions et rédige les comptes rendus.
- Assistance à la préparation et à la rédaction des bilans.
- Accueil et information des publics et leurs familles (notamment lors des périodes d’inscriptions).
- Suivis des devis et des factures.
- Contrôle des dossiers en cours (factures non acquittées, rappel, contentieux, etc.).
- Montage de présentations graphiques sur les chiffres de trésorerie...

**Animation du pôle : Participation à l’Elaboration, la mise en œuvre et l’évaluation du projet jeunesse**
- Réception et filtrage des appels téléphoniques.
- Renseignements.
- Gestion de l’agenda, prise de rendez-vous, et organisation de réunions diverses.
- Classement et archivage des documents internes à l’association.
- Prise de notes et rédaction des compte rendus de réunions.
- Préparation et envoi du courrier, mail.
- Accompagnement des équipes dans la réalisation de leurs projets (méthodologie, recherche de subventions, gestion budgétaire, etc
- Suivi et évaluation des projets d’activités.
- Sensibilisation et communication autour des actions.
- Travail en partenariat avec les structures locales.
- Participation aux actions de proximité hors les murs.
- Aide à la mise en place et l’animation d’un accompagnement scolaire en lien avec les familles et les établissements scolaires.
- Prévention des situations à risques.
- Utilisation de l’ensemble des ressources possibles pour la mise en œuvre des actions avec une attention particulière pour les outils numériques (vidéos ).

**Responsabilités humaines**
- Responsable de l’accompagnement d’une partie de l’équipe du pôle (bénévoles, stagiaires, services civiques, vacataires).
- Responsable du suivi des intervenants du secteur (partenaires, prestataires).

**Responsabilités financières et administratives**
- Responsable de la mise en œuvre des procédures administratives, du suivi administratif relatifs à ces missions (cadre règlementaire, délais, planification ).
- Responsable du suivi d’exécution des devis et des factures des prestataires et fournisseurs de ses activités.
- Responsable du suivi et du bilan des activités qu’il/elle mène
- Responsable du contrôle et de la gestion des dépenses du pôle jeunesse.

**Responsabilités matérielles/sécurité**
- Veille aux respects des protocoles liés à la protection de l’enfance.
- Assume de plein droit la responsabilité de ses décisions et agissements, dans le respect du cadre réglementaire et légal de ses fonctions.
- Tenu(e) à la discrétion des informations concernant le public et a un devoir de réserve concernant l’association.
- Veille à la sécurité des publics et des locaux lors des actions qu’il (elle) organise dans et hors les murs.
- Gère les locaux, le matériel et les espaces.

**Divers**
- Participe à la préparation et à l’animation d’actions (activités, animations, fêtes, réunions partenariales,).
- Participe en tant que besoin à la vie des instances (CA, Bureau, commissions thématiques ) et au soutien sur les autres secteurs.

**CAPACITES ET COMPETENCES ATTENDUES**

**- Capacités**
- Sens de l’organisation.
- Aptitudes rédactionnelles.
- Polyvalence.

**- Compétences**
- Savoirs:

- Connaissance de la conduite de projet et de l’évaluation
- Connaissance de l’univers des partenaires associatifs et des institutions,
- Connaissance du fonctionnement d’un accueil collectif de mineurs (réglementations en vigueur).
- Savoir-faire:

- Capacité à nouer des interactions et travailler en partenariat avec tous les acteurs.
- Capacité à respecter les objectifs et à évaluer les projets, les activités.
- Fiabilité et rapidité d’exécution.
- Méthodologie de projet : Analyse des besoins, édition de rétro planning, objectifs à atteindre, échéances, outils nécessaires, partenaires, communication, évaluation.
- Savoir organiser ses tâches administratives.
- Qualités relationnelles et savoir adapter sa communication selon les publics (jeunes, familles, personnel enseignant, élus ).
- Être proactif et force de proposition.
- Actualiser ses connaissances.
- Maîtriser globalement l’informatique et les outils bureautiques.
- Savoir-être:

- Capacités d’écoute, d’empathie et à travailler en partenariat
- Esprit de curiosité, amabilité et bon relationnel
- Goût du travail transversal en équipe
- Capacité relationnelle et aptitudes au travail concerté
- Capacité d’initiative et disponible
- Rigueur et méthode, dynamisme et maîtrise de soi
- Confidentialité et discrétion
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