Secretaire de Direction

**Présentation de la structure**: L'EHPAD Saint Vincent De Paul accueille 74 résidents en hébergement permanent au centre de ville de TROYES. 63 personnes résident sur le site 3 rue de Tour, 11 personnes résident en unité fermée 3 rue Boucher de Perthes. Les valeurs de l'EHPAD s'inscrivent dans la continuité du projet associatif à savoir, le respect, le prendre soins, l'innovation et le partenariat. L’EHPAD vise à promouvoir le "bien vieillir" par le développement des échanges, le partage, la solidarité, le respect, l'autonomie et la participation aux évènements au sein de la cité. **Missions**: La secrétaire de Direction a pour mission principale d’appuyer la direction dans la gestion administrative, organisationnelle et relationnelle afin d’optimiser le fonctionnement de la structure. Elle assure la coordination et le suivi des dossiers, facilite la communication interne et externe, et contribue à la fluidité des opérations en anticipant les besoins et en garantissant le respect des procédures. Véritable interface entre la direction et les différents interlocuteurs (équipes, partenaires, institutions, familles), elle joue un rôle clé dans la bonne organisation et l’efficacité de l’établissement. **Participer aux travaux de direction**: - Participer aux réunions pluridisciplinaires, ou autres selon les nécessités de service ; - Participer et contribuer à la mise en œuvre tous les travaux institutionnels (projet d’établissement, documents obligatoires relatifs à la loi 2002-2 ; démarche qualité, évaluations, DUERP,) en lien avec la direction de l’établissement ; **Gérer les aspects administratifs et RH liés aux salariés de l’établissement**: - Participer à l’intégration des nouveaux salariés (recueillir les informations et documents dans l’objectif de constituer le dossier du salarié, préparer le dossier numérique et renseigner le logiciel EIG, peut être amenée à établir la DPAE, la demande de contrat de travail,..); - En cas de modification d’un élément contractuel, peut être amenée à procéder à la rédaction de la fiche avenant en lien avec la direction ; - Peut être amenée à participer au processus de sortie des salariés (récupérer les informations auprès des responsables de service, établir la fiche de solde de tout compte, - Veiller aux obligations en termes de sécurité et de santé au travail (Médecine du travail, gestion des arrêts maladie et des accidents de travail) ; - Rédiger les courriers divers, notes de service, notes d’informations internes à l’établissement ; - Organiser et suivre les demandes RH en vue d’assurer la continuité du service ; - Être appui à la gestion des plannings et absences du personnel ; - Diffuser et veiller au respect des différentes procédures. - Assurer un suivi et une gestion des biens de l’établissement mis à disposition des salariés dans le cadre de leurs fonctions (matériel informatique et téléphonique, organigramme de clés, ,..). **Mettre en place et suivre les outils de contrôle liés à l’activité** **.** Concourir aux renseignements des indicateurs (ANAP, rapports d’activités, enquêtes,.) relatifs à ses prérogatives. **Assurer une communication interne et externe en lien avec la direction** - Diffuser des informations et communications internes et externes auprès des équipes, des résidents, des partenaires, des familles ; - Relever et transmettre les courriels reçus et/ou assurer une réponse rapide et adaptée selon les consignes ; - Assurer l’accueil téléphonique en dehors des heures d’ouverture de la borne accueil - Gérer les supports de communication institutionnels (affichages, site internet, etc.). **Participer au processus d’admission des usagers** - Participer au suivi de la liste d’attente et à l’admission des usagers via « trajectoire » ; - Organiser les rendez-vous avec les familles ; - Constituer et mettre à jour le dossier de l’usager sur le logiciel « IMAGO » - Assurer le suivi des dossiers administratifs des usagers en lien avec les partenaires ; - Instruire les demandes d’aide financière des usagers - Suivre la gestion des mesures de protection, mandataires judiciaires **Participer au processus d’admission des salariés**: - Récupérer et enregistrer les éléments relatifs à l’embauche - Transmettre les documents institutionnels au salarié - Constituer et mettre à jour le dossier du salarié sur le logiciel « EIG » - Assurer le suivi des dossiers administratifs des salariés **Profil**: - Vous êtes titulaire d’un diplôme BTS assistant de manager, DUT Gestion des entreprises et administrations ou équivalent; - Vous avez une expérience minimum de 2 ans dans le secteur médico-social. **Capacités**: - Vous avez le sens de l’observation, de la réflexion ; - Vous savez maitriser les écrits professionnels ; - Vous avez le sens de l’écoute, des responsabilités, d’une aisance relationnelle ; - Vous avez la capacité à travailler en équipe, en partenariat ; - Vous savez analyser les situations, coordonner l’activité et organiser le travail au quotidien ;