Assistant(E) Administratif(Ve) Formation

Leader de la formation par alternance dans le secteur du bâtiment et forte de 50 ans d’expérience, l’association BTP CFA Pays de la Loire forme plus de 5 000 apprenants, du CAP au Bac +2, à l’ensemble des métiers du bâtiment : gros-œuvre, bois, couverture, métallerie, finition, énergie, piscine, encadrement.

Convaincus des vertus de l’alternance comme voie de formation et d’insertion professionnelle, nous mettons notre expertise au service des besoins en compétences des entreprises du Bâtiment. Avec la réforme de l’apprentissage et de la formation continue lancée en 2018, notre activité est en forte mutation, et l’amélioration continue est un enjeu fédérateur pour nos équipes.

Solidement implantée dans la région, notre association emploie aujourd’hui plus de 430 collaborateurs - formateurs et fonctions support - et dispose de 5 sites de formation localisés à Saint-Herblain, Saint-Brevin-les-Pins, Angers, Le Mans et La Roche-sur-Yon.

**À propos du poste**
Nous recrutons pour notre site de **Saint Herblain**, un(e) **assistant(e) administratif(ve)** **formation**en **CDI temps plein (35h)**, poste à pourvoir dès que possible.

Rattaché(e) à la Responsable du service administratif, votre mission consistera à accompagner les entreprises et les apprenants dans leurs démarches administratives d’inscription et de contractualisation avec le CFA et à en assurer le suivi administratif.

**Principales missions**

**Accueil et relation client**
- Accueillir et informer sur les conditions pour conclure un contrat d’alternance et les démarches administratives relatives à l’entrée en formation
- Assurer des permanences d’accueil du CFA, en l’absence des personnels en charge de l’accueil général
- Contribuer à la mise à jour de tous les documents supports en lien avec le périmètre d’activité et veiller à leur mise à disposition auprès des apprenants et des entreprises
- Donner l’accès et s’assurer de l’accès des apprenants et des entreprises à la plateforme Web de suivi de la formation : création des comptes, communication, suivi des connexions, appui à la consultation
- Répondre aux insatisfactions client
- Contribuer aux manifestations du CFA (Journées Portes Ouvertes, Remise des Diplômes )

**Gestion des inscriptions**
- Constituer les dossiers administratifs des apprenants et des entreprises dans le logiciel métier (Ypareo)
- Vérifier les prérequis préalablement à l’entrée en formation des futurs apprenants, assurer les positionnements sur la base des documents administratifs
- Affecter les apprenants dans leur groupe classe, en lien avec la Direction pédagogique et gérer leur convocation à la rentrée
- Mettre à jour les données et les documents dans le logiciel métier : contrôles de cohérence, rectifications, mises à jour, complétude des données et des documents

**Contractualisation**
- Rédiger et suivre la convention de formation et la convention tripartite le cas échéant (convention initiale, avenant(s) et rupture)
- Saisir le contrat d’apprentissage et accompagner l’entreprise pour le dépôt auprès de l’OPCO jusqu’à la réception de l’accord de prise en charge
- Contrôler l’intégrité des données et la qualité de l’archivage des documents requis, dans le logiciel métier ou autres outils

**Secrétariat pédagogique**
- Assurer l’inscription des apprenants aux examens et assurer le suivi en lien avec les référentes handicap et la Direction pédagogique
- Assurer les inscriptions sur Parcoursup

**Profil recherché**
- **Type et niveau de qualification requis**: Titulaire d’un Bac minimum et/ou formation à prédominance administrative / gestion d’un secrétariat
- **Expérience**: expérience confirmée en gestion administrative des formations (maîtrise des procédures OPCO et des dispositifs de financement), idéalement acquise en CFA

**Compétences métier spécifiques**:

- Savoir qualifier le besoin d’un interlocuteur, l’orienter ou prendre en charge la demande en fonction du besoin
- Réaliser des reporting et savoir partager l’information
- S’approprier et appliquer des procédures
- Maîtrise du Pack Office
- Bonne maîtrise du français
- L’utilisation du logiciel Yparéo serait un plus

**Savoir-être et compétences transversales**:

- Sens du service
- Sens de l’organisation et rigueur
- Gestion du temps et des priorités
- Discrétion
- Travail en équipe

**Mobilité** : déplacements occasionnels dans le département

**Rémunération et avantages**
- **Type de contrat**: CDI
- **Rémunération**: salaire annuel brut de 26 136€ sur 12.8 mois
- **Statut** : ETAM
- **Temps de travail**: 35h / semaine en moyenne sur l’année - 1 547h
- **Congés**: 6 semaines de congés payés par an

**Processus de recrutement**:
tri des CVs selon les critères mentionnés dans le profil, 1er entretien opérationnel avec le manager, possibilité d’un 2ème entretien avec le directeur et éventuellement prise de référence

**Date de prise de poste souhaitée** : dès que possible

**Référence de l’annonce** : ASADMINFORMSH1025

Type d'emploi : Temps plein, CDI

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