Secrétaire Pédagogique Département Mt2e

**A propos de nous**:
L'Université Gustave Eiffel, modèle innovant d’université rassemblant le triptyque université, écoles et organisme de recherche, dispose de plusieurs campus de formation et de recherche implantés sur le territoire national.

L’établissement compte plus de 15000 étudiants et plus de 3000 personnels enseignant (e)s-chercheur(e)s, chercheur(e)s et personnels d’appui au sein de 33 laboratoires, 15 composantes de formation ainsi qu’au sein de services support et de soutien.

L’université œuvre dans de nombreux domaines de recherche et représente à elle seule un quart de la recherche française sur les villes de demain. Elle regroupe des compétences pluridisciplinaires pour conduire des recherches de qualité au service de la société, proposer des formations adaptées au monde socio-économique et accompagner les politiques publiques.

L’Université Gustave Eiffel est également la première université française en apprentissage et forme jeunes, salariés, ou citoyens à tous les niveaux ; apporte des éclairages scientifiques à l’ensemble de la société et vise à contribuer in fine à l’élévation du niveau de qualification de tous.

**Mission proposée**:
En collaboration avec sa collègue, le/la chef.fe du département et les directeurs.trices des études, le/la secrétaire pédagogique assure la gestion administrative et pédagogique des trois années de BUT MT2E. Les tâches sont réparties entre les deux secrétaires pédagogiques du département MT2E Champs sur Marne.

**ACCUEIL DES USAGERS DE L’IUT**
- Accueillir par tout biais (physiquement, téléphoniquement, courriel), les usagers, les personnels externes et internes.
- Informer et orienter les étudiants, les enseignants et les personnels administratifs techniques pour toute question relative à l’organisation administrative du département, de l’IUT.

**SUIVI PEDAGOGIQUE DES ETUDIANTS**
- Informer les étudiants du BUT MT2E sur le fonctionnement de la formation.
- Suivi des stages sur ESUP Stage et soutenances
- Gérer les inscriptions pédagogiques (PEGASE)
- Préparer les examens : reproduction de sujets, préparation des salles et soutenances
- Organiser les pré-jurys et jurys, saisie des notes PEGASE
- Établir les PV de jurys, les relevés de notes, les attestations de réussite
- Suivre les contrats d’apprentissage en lien avec le CFA partenaire (suivi des absences, suivi des heures d’enseignements, attestations d’assiduité)
- Suivre les étudiants en échange à l’international
- Suivre les contrats de formation continue avec le service FC/VAE
- Mise à jour des maquettes de formation sur Phenix.
- Ajouter ou modifier les cours sur ADE
- Mise à jour des tableaux de bords
- Gestion des absences
- Information des étudiants via e-learning

**GESTION DU BUDGET DES FORMATIONS**
- Suivre le budget du département, Passer et suivre les commandes du département
- Gérer les déplacements des enseignants
- Faire les demandes d’achat et ordre de missions selon les procédures
- Assurer le service fait (réception et vérification des commandes)

**ORGANISATION ET VIE DU DÉPARTEMENT**
- Être en charge de la gestion logistique
- Aider à la préparation/organisation de la JPO, remise diplômes et autres évènements du département en lien avec la promotion de la formation.
- ** Gérer le services des enseignants (prévisionnel et service fait)**
- Suivre le tableau de gestion des vacataires du département
- Planifier et modéliser les activités de l’emploi du temps des formations
- Participer à la mise à jour des brochures de formations sur Phénix
- Gérer les missions (réservation, ordre de mission, etc.)
- Participer aux conseils de perfectionnement, comités de pilotage, conseils du département et réunions d’Institut
- ** Gérer les statistiques et les plannings généraux du département**

**Le profil idéal**:

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels de gestion pédagogique (ex : Pégase, Phenix, ADE, Esup stage etc.).
- Bonne capacité rédactionnelle et orthographe irréprochable.
- Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Bon relationnel, diplomatie et sens du service.
- Discrétion et respect de la confidentialité des données.
- IUT- Campus de Marne-la-Vallée
- Contractuel ou fonctionnaire