Gestionnaire Administratif-ve Bureau Accueil

L’Université Bordeaux Montaigne est une université d’Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines qui accueille plus de 18 000 étudiants chaque année (chiffres 2020-2021). Elle compte 1258 personnels dont 707 enseignants et chercheurs et 551 personnels BIATSS. Elle est actuellement organisée en 3 UFR, 2 instituts (IJBA et IUT), 1 école doctorale, 16 équipes de recherche dont 7 unités mixtes et porte la Maison des sciences de l’homme de Bordeaux, unité d’appui à la recherche.

La Direction des relations internationales contribue à la définition de la stratégie d’internationalisation de l’Université Bordeaux Montaigne, notamment par l’analyse des orientations stratégiques de l’établissement et par la mise en place des actions de coopération et de mobilité. Vous intégrerez le Bureau d’accueil. Ce guichet multiservices propose aux étudiants internationaux, à titre individuel et en programmes d’échanges, un meilleur accompagnement sur les démarches liées à leur installation (recherche de logement, assurance maladie, caisse d’allocations familiales, banque, etc.) et intégration à Bordeaux (mise en place de parrainages et de programmes culturels).

**Vos missions seront les suivantes**:

- Coordonner le travail et s’assurer de la bonne exécution des missions du bureau d’accueil dans le respect des règles administratives et financières
- Assurer l’encadrement des étudiant.e.s employé.e.s pour épauler le/a gestionnaire
- Participer à l’élaboration et à la mise en oeuvre des actions d’accueil et d’intégration des étudiants internationaux de l’UBM, notamment en collaboration avec des associations étudiantes
- Assurer le lien et la transversalité avec les activités des autres services de l’université (DIVEC, Scolarité, Pôle Culture, DEFLE, UFR, ED) ou des partenaires dans un contexte de développement de l’accueil des publics internationaux (Mairie de Pessac, CROUS, CPAM, CAF, BACI, Préfecture, AQAFI, etc.)
- Concourir à la mise en place d’une organisation et d’une culture partagées de l’internationalisation au sein de l’Université.

**Participer à l'accueil et accompagner l'installation des étudiants internationaux**
- Accueillir, renseigner et orienter les étudiants internationaux (en programme d’échanges ou sur inscription individuelle) dans leurs démarches liées à la mobilité (août-octobre, janvier-février)
- En amont de leur arrivée et une fois sur place, les aider dans des démarches administratives (rechercher un logement et solliciter les aides liées, ouvrir un compte EDF ou bancaire, choisir un abonnement téléphonique, comprendre le fonctionnement des transports publics, etc )
- Accompagner les étudiants dans la validation ou le renouvellement de leur titre de séjour, en lien avec le BACI
- En collaboration avec la CPAM, accompagner les étudiants dans leurs démarches d’obtention de l’assurance maladie et éventuellement de la complémentaire santé solidaire
- Accompagner physiquement ces publics dans leur découverte de l'agglomération bordelaise (visites de quartier, repérage des adresses utiles - Poste, Préfecture, Ecoles, etc )
- Participer à la promotion du programme de parrainages parmi les étudiants de l’Université et accompagner les parrains dans leur mission (répondre à leurs éventuelles questions, organiser des évènements sociaux)
- Relayer des informations/évènements de partenaires concernant l’accueil des étudiants internationaux

**Mise en place des évènements intégrateurs ponctuels ou récurrents sur le campus ou en dehors**:

- Organiser et animer des journées d’accueil, cafés polyglottes, réveillons solidaires, sorties culturelles ou touristiques, ateliers de bandes dessinées, ateliers cuisines, tournois de jeux de société, actions de découverte du patrimoine) notamment en collaboration avec le CROUS
- Participer à l'organisation des séminaires culturels (définition des thématiques, réservation des salles, diffusion auprès des étudiants )
- Assurer la réalisation d’actions d’information destinées aux publics internationaux de l’université (brochures, plaquettes, affiches, réunions d’information...)
- Travailler avec les associations étudiantes pour proposer des animations, faire connaître leurs missions et accompagner les associations porteuses de projets en lien avec l’accueil des étudiants internationaux (aide dans les démarches administratives, aide logistique lors de la mise en place d'évènements associatifs)
- Relayer les activités éducatives et citoyennes sur les questions de développement durable organisées par l’établissement (ex : sensibilisation au tri des déchets, organisation d'un troc de vêtements, confection de décoration avec des objets de récupération)

**Appuyer la gestion de la mobilité étudiante entrante**
- Saisir et mettre à jour des informations concernant la mobilité étudiante dans