Un.e Agent.e de Gestion Administrative Protocolaire

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

Le service du Protocole a pour mission d’organiser les différentes manifestations de la Ville de Lyon et de la
Métropole aussi bien dans les salons de l’Hôtel de Ville (réceptions, dîners, conférences de presse, conseils municipaux, réunions et colloques, visites des salons, cérémonies commémoratives, grands évènements), que dans les arrondissements de Lyon (inaugurations d’écoles, crèches, cérémonies patriotiques).
Il est composé de 15 personnes réparties dans divers secteurs d’activités (administratifs, agents de Protocole, huissiers, sonorisateurs). Son activité est soutenue et les évènements gérés exigent une organisation complexe et des compétences techniques précises. En moyenne, plus de 400 manifestations sont organisées et environ 50 000 personnes accueillies chaque année (hors JEP).

**Missions **:Au sein de la cellule Planification et Ressources et en appui direct à la responsable du service, il/elle garantit la bonne planification des évènements gérés par le service et/ou dans les salons de l’Hôtel de Ville, et garantit la bonne gestion de l’activité du service. Il/Elle assure, d’autre part, l’entretien du réseau de relations publiques selon les règles et usages protocolaires, et apporte au besoin un conseil aux élus et partenaires du service sur les différents aspects protocolaires.

**Activités principales**:

- Réceptionner, qualifier et suivre toutes demandes
formulées au service par ses partenaires internes ou
externes à la collectivité
- Etudier les possibilités de planification en fonction de la disponibilité des équipes et des salons (si
concernés)
- Tenir, mettre à jour et diffuser le tableau de suivi des
évènements gérés par le service et le planning
d’utilisation des salons
- Suivre l’attribution des salons à des évènements
externes (gestion et suivi des conventions de prêt,
etc.)
- Assurer la veille protocolaire (nominations,
changements de postes, décès, retombées presse,
etc.) et actualiser les fichiers
- Mettre à jour, enrichir, qualifier le fichier de relations
publiques sur EUDONET
- Formaliser les documents nécessaires pour la gestion des vœux de nouvelle année (consolidation du fichier cible ) et assurer le suivi
- Assurer les commandes de gerbes protocolaires/
cadeaux/plateaux repas en lien avec les demandes du
cabinet

**Activités spécifiques**:

- Actualiser, mettre à disposition des équipes et classer la documentation nécessaire au fonctionnement du service
- Gérer les stocks de cadeaux protocolaires.
Suivre les prestataires en marché, gérer les correspondances, signaler les dysfonctionnements
- Contribuer à la valorisation des espaces de l’Hôtel de Ville pour des besoins ponctuels (évènements) et sur le long terme
- Contribuer à toute autre action nécessaire à l’entretien des relations publiques de la collectivité selon les règles protocolaires
- Participer à la promotion et la valorisation de l’activité protocolaire.
- Prendre part à d’autres missions en fonction des besoins du service.

**Profil recherché**:
Connaissances techniques:

- Organisation et planification
- Connaissances des principes de la commande publique
- Technique d’expression orale et écrite
- Capacité à utiliser les outils bureautiques et outils métiers

Savoir-faire:

- Procédures administratives
- Notion d’accueil protocolaire
- Communication orale et écrire
- Notion des règles et usages protocolaires

Savoir-être:

- Organisation et sens des priorités
- Rigueur
- Capacité de travail en équipe
- Disponibilité et réactivité

**Conditions spécifiques d'exercice et/ou avantages du poste**:

- Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service
- Disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes

**Lieu de travail **:Mairie de Lyon - 1 place de la Comédie - 69001 Lyon

**Horaires **:Base de 38h45 hebdomadaires et 22 jours de RTT par an

**Niveau d'étude **:Niveau 3 - CAP BEP

**Niveau d'expérience**: 0-2 ans

**Niveau du poste **:CG2

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : à partir de 20 600,00€ par an

Avantages:

- Participation au transport
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Prime annue