Référent.e Moyens Généraux Et Agent.e D'accueil

-Présentation
Le pôle territoires et services de proximité est piloté par une direction générale ayant un rôle stratégique de coordination et de régulation entre les agences départementales et entre les agences départementales et le siège.
A ce titre, le pôle territoires et services de proximité pilote, coordonne, en lien avec les pôles métiers, l’action des services intervenant sur les politiques départementales. Garant de la cohérence départementale, il a en charge:

- l’animation fonctionnelle et / ou hiérarchique du collectif des directeurs.trices et chefs.fes de service,
- le pilotage de la cellule expertise sociale,
- le pilotage de la mission vie sociale,
- l'animation de certains réseaux métiers,
- l’animation du développement social local,
- la contribution au portage des politiques déconcentrées,
- la conceptualisation et la participation à la définition des orientations stratégiques.
- le pilotage de certains partenariats (ex : Askoria),
- le management global de l’ensemble des personnels relevant des services déconcentrés (agences, CDAS, collèges, espaces naturels sensibles, centres d’exploitations, antennes de médiathèques départementales, mission mineurs non accompagnés).

Le pôle territoires et services de proximité comprend:

- une direction générale composée d’un secrétariat général et d’une mission vie sociale. Elle est située avenue de Cucillé à Rennes.
- Six agences réparties sur le territoire départemental : agences départementales des pays de Saint-Malo, Fougères, Vitré, Redon et Vallons-de-Vilaine, Brocéliande et Rennes.

Elles comprennent chacune:

- Une direction
- Quatre services : développement local, vie sociale, construction et ressources.

Le poste de référent.e moyens généraux et agent.e d'accueil est à pourvoir à l'agence départementale des pays de Redon et des Vallons-de-Vilaine, service ressources, située 1 Rue du Général de la Ferrière - 35600 Redon.
Le service ressources a pour mission principale d’assurer le bon fonctionnement de l’agence et d’être l’appui administratif auprès des autres services de l’agence. Il gère l’ensemble des moyens humains, financiers, logistiques et informatiques affectés à l’agence. Il assure la maitrise de toute la chaine de gestion des dépenses engagées par l’ensemble des services. Il contribue au traitement et à la bonne circulation de l’information entre les services de l’agence. Il assure également l’accueil du public et des partenaires du Département d’Ille-et-Vilaine. Il a également en charge la responsabilité hiérarchique des agents techniques des collèges.
Description du poste
Fonctions
Le. la référent.e moyens généraux et agent.e d'accueil occupe les fonction suivantes ;
Missions générales
- Assurer l'accueil physique : accueil et orientation
- Assurer ponctuellement l’accueil téléphonique
- Gérer la documentation dans l’espace d’accueil
- Gérer le courrier : récupération, tri, affranchissement
- Gérer la boîte mail de l’agence
- Assurer la collecte, la manutention et la transmission de documents, courriers, paquets, matériel divers.
- Instruire les demandes courantes de mobilier, matériel, fournitures administratives, produits d'entretien, abonnements, demandes d'ouvrages
- Passer les commandes, les vérifier, en assurer le suivi financier.
- Superviser la réservation et la mise en place de salles de réunions, du matériel, suivi d’événements internes et externes.
- Gérer l'archivage et le préarchivage en lien avec le siège.
- Suivre les prestations ménage de l'agence.
- Gérer la flotte de véhicules de service de l'agence et sites rattachés (acheminement garage, déclaration sinistre, suivi administratif)
- Valider les réservations des véhicules sur un logiciel interne.
- Instruire les demandes de frais de déplacements des agents.
- Assurer le suivi bâtimentaire en lien avec les entreprises.
Missions spécifiques
Appui ponctuel à l’assistante du service Ressources sur des missions administratives
Remplacement assistante de direction en période de congés
Spécificités du poste
Manutention manuelle de charges.
Horaires d'ouverture de l'agence.
Permis B indispensable.
Binôme avec le référent sur le site de Bain de Bretagne
Cette fiche de poste est susceptible d'évolution.
Liaisons fonctionnelles
Lien avec les services relevant de l’agence sur le territoire : centres d’action sociale, antenne de la médiathèque, collèges, centres d’exploitation routiers, ENS.
Informations spécifiques offre Internet
Document complémentaire
Profil requis
Connaissances
- Maitrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.
- Connaissance des procédures internes : frais de déplacement, archivage, suivi budgétaire.
- Appétences pour le domaine de la gestion d’un bâtiment
Formation
Niveau de diplôme
Aptitudes requises
- Sens de l'organisation, rigueur.
- Capacité à trava