Assistant(E) D'équipe

En tant qu'assistante, vous rejoindrez l’équipe Contrôle Export France composée d'environ 15 personnes. Dans le cadre de vos missions, vous assurez les activités traditionnelles d’assistante (organisation de réunions, courriers,) ainsi qu’un ensemble d’activités contribuant à l’amélioration continue du Métier Contrôle Export (pilotage de tableaux de bord, indicateurs).

**1) Accueil, information, orientation en français et/ou en anglais, des collaborateurs ou visiteurs**:
Etablir les avis de visite et préparer l'accueil du ou des visiteurs dans le respect des obligations de sécurité.
- Filtrer et répondre aux appels
- Présenter à des interlocuteurs internes et/ou externes, en français ou en anglais, la société ou l’entité.
- Préparer l’arrivée des nouveaux collaborateurs
- Accueillir les nouveaux entrants et leur présenter l’équipe et les locaux ainsi que les principaux outils (Outlook, Intranet,.)

**2) Support bureautique et administratif**:

- Assurer un support technique et organisationnel aux managers et membres de l’équipe:

- sur l’ensemble des procédures administratives internes : notes, de frais, procédures achats,
- la prise de notes, la mise à jour et la diffusion de compte-rendu
- Proposer et définir des tableaux de bord / indicateurs de suivis pour faciliter le pilotage des activités

**3) Gestion d’agendas, organisation de réunions et déplacements**:

- Fournir l’appui logistique et administratif nécessaire aux déplacements et aux missions : réserver les salles via Outlook, les moyens de transport dans le respect de la Politique Voyage et par le biais des outils dédiés, établir les ordres de missions et les visas, traiter les notes de frais.
- Planifier et organiser des réunions ponctuelles, récurrentes en national et/ou à l’international en interne MBDA et/ou en externe et proposer des solutions dans le cadre de la gestion des urgences et des imprévus.

**4) Gestion administrative / documentaire**:

- Traiter le courrier (courrier papier, mail, presse /documentation) dans le respect des directives de l'entité ;
- Préparer, rédiger et mettre en forme certains documents, rapports et comptes-rendus. Mettre à jour les tableaux de bords ou indicateurs de suivi du périmètre
- Réaliser des travaux préparatoires aux réunions
- Participer aux réunions et rédiger des comptes-rendus (relevé d’actions, mise en forme)
- Classer, numériser et archiver des documents papier ou numérique dans le respect des procédures définies au sein de l’entité et de la Société

**5) Gestion des moyens de fonctionnement de l’entité**:

- Effectuer les achats courants nécessaires au fonctionnement de l’entité : réalisation des demandes d’achats, des avis de réception de commandes, suivi des paiements fournisseurs,
- Gérer les moyens communs de l’entité (photocopieurs, salle de réunion privative, etc.)
- Assurer par délégation le rôle de correspondant informatique pour les demandes référencées

**6) Organisation d’évènements à partir d'un cadrage et du process société**:

- Assurer l'organisation d'évènements (conférences, séminaires, réunions d’équipes) dans le respect du budget défini (logistique de l'évènement, prestataires dédiés, ordre du jour, convocation, déplacements, )
- Proposer des adaptations selon les aléas et difficultés rencontrées.

Vous pourrez effectuer 2 jours de télétravail par semaine au maximum.

Diplômé(e) d'un Bac+2/ Bac +3 de type Assistant(e) de manager ou Assistant(e) d'équipe, vous avez au minimum 5 ans d’expérience dans la fonction. Vous avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques.

Votre sens du service et du contact, votre rigueur et sens de l'organisation, vos capacités d'adaptation à des environnements et interlocuteurs différents ainsi que votre gestion des priorités sont vos atouts pour rejoindre notre entreprise.