Assistant Administratif À La PouponniÈre

**Descriptif**

Le Centre hospitalier du Belvédère est situé en Région Normandie en Seine-Maritime (département 76), à Mont-Saint-Aignan dans la périphérie de Rouen.
Situé à 2 km de la gare SNCF de Rouen, l’accès à l’établissement est desservi par les transports en commun (TCAR). La ligne de Bus (F2) permet un accès à l’établissement en 7 minutes à partir de la gare.
Le Centre hospitalier du Belvédère est un hôpital public MCO spécialisé en gynécologie-obstétrique composé:

- d'une maternité de niveau II avec près de 3 000 naissances par an,
- d’une unité Kangourou,
- d’une unité de chirurgie gynécologique et de gynécologie médicale,
- d'une unité de chirurgie plastique, reconstructrice et esthétique,
- d’un bloc opératoire composé de 4 salles opératoires, une SSPI de 8 postes, une salle de pré-anesthésie et une salle de soins externes ;
- d’un centre d'éducation et de planification familiale et d’orthogénie,

Équipe dynamique et motivée disposant d'un plateau technique de pointe.
Le CH du Belvédère disposant d'une pouponnière sociale (27 lits) et sanitaire ( 3 lits) accueillant des enfants de 0 à 3 ans, recherche une assistante administrative en son sein dont les activités sont décrits ci-dessous.
Activités
Assure un accueil physique et téléphonique, gère l'affichage d'informations et le courrier:

- Renseigne et oriente le public
- Accueille le public prévu sur les tableaux prévisionnels de visites parentales
- S'assure de la validité des affichages en salle d'attente et prévient l'encadrement si nécessaire
- Assure le respect du protocole sanitaire Covid-19
- Facilite les flux et prévient les professionnels concernés pour réduire les délais d'attente
- Recueille les messages téléphoniques et assure la transmission des informations aux

professionnels de l'équipe de la pouponnière
- Effectue les envois de courriers sociaux et médicaux + traçabilité
- Assure la réception des courriers à la Direction et la répartition aux destinataires internes
- Effectue l’envoi des albums et photographies aux assistantes familiales
- Tient la traçabilité du tableau d’envoi des courriers

Assiste l'équipe de professionnels sociaux et médico-sociaux dans la planification et l'organisation des activités de la pouponnière:

- Planifie les RDV médicaux extérieurs en fonction des ressources internes et externes et les transmet à l’équipe paramédicale
- Saisit les prises en charge libérales dans le dossier patient informatisé
- Gère le planning de réservation des véhicules et les éventuelles opérations de maintenance des véhicules
- Centralise les mails de l'ASE et transmet les informations nécessaires aux différents professionnels de l'équipe médico-sociale
- Edite les tableaux de présence des enfants, les RDV médicaux, le planning des synthèses et réunions de projets personnalisés

Assure la logistique:

- Effectue les commandes de fournitures de bureau trimestrielles et organise leur rangement
- Assure le relais des besoins aux services informatique et technique
- Peut être amené à rédiger les comptes rendus de réunion
- Participe au staff clinico-éducatif
- Gère le stock de surblouses et leur commande
- Effectue les commandes d'étiquettes de lingerie
- Effectue le développement des photographies des enfants mensuellement

Apporte une aide à la rédaction des documents administratifs et peut instruire certaines demandes:

- Gère l'envoi des rapports médico-sociaux, PV de synthèse et projets personnalisés de l’ASE+ traçabilité
- Assure la mise à jour des attestations de droits assurance maladie, CSS ou mutuelle
- Gère les demandes d'édition de cartes vitales avec transmission des photos d'identités
- Assure la frappe des comptes rendus médicaux et psychologiques
- Effectue la transmission et le suivi des demandes de recherches généalogiques

Transmet à sa hiérarchie les données relatives à l'activité permettant de constater l'atteinte des objectifs qualitatifs et quantitatifs fixés par le projet de service:

- Saisit les relevés d'activités dans les différents tableaux de bord
- Effectue le suivi des facturations des professionnels libéraux et les transmet à la comptabilité
- Redirige les factures au service achat pour le fonctionnement de la structure et les soins médicaux

de la pouponnière sociale
- Saisit les informations de couverture sociale dans le tableau de bord prévu à cet effet
- Fait des propositions dans le cadre de l'amélioration des organisations

Met à jour et gère le dossier administratif des enfants accueillis:

- Veille au bon déroulement des dossiers médicaux et administratifs selon les procédures en vigueur et

veille au respect des échéances
- S'assure de la conformité du dossier et recueille les documents manquants le cas échéant auprès

des administrations partenaires ou des parents
- Effectue la mise à jour des coordonnées des p