Chargé(E) Administratif(Ve)

**L'entreprise**
CAPEM est un bureau d’ingénierie en structures fondé en 2011, reconnu pour son exigence technique, sa capacité d’innovation et son engagement constant dans la réussite des projets. Nous intervenons sur tous types de structures : béton armé, précontraint, bois, métal et aluminium, avec une attention particulière portée aux détails architecturaux et aux spécificités de chaque matériau.

Depuis sa création, l’entreprise repose sur trois piliers fondamentaux : la rigueur, la satisfaction du client et le développement professionnel et personnel de ses collaborateurs. Notre implication se traduit par une réelle capacité à proposer des solutions structurelles sur mesure, adaptées aux enjeux techniques, économiques et environnementaux de chaque projet.

Notre approche s’appuie sur une collaboration étroite avec les maîtres d’ouvrage, les architectes et les entreprises, faisant de CAPEM un maillon essentiel entre la conception et la réalisation. Nous assumons pleinement ce rôle de lien opérationnel et technique, garant d’une exécution fidèle et optimisée.

En 2023, CAPEM a franchi une nouvelle étape avec la création d’une société dédiée à la recherche et au développement, centrée sur l’étude des méthodes constructives du futur. Cette initiative vise à anticiper les transformations du secteur, en particulier celles liées au développement durable, à l’innovation technologique et à la réduction du bilan carbone dans la construction.

**A propos du poste**:
Allié(e) stratégique, discret(e) et impliqué(e), le/la responsable administratif(ve), financier(ère) et opérationnel(le) joue un rôle clé dans le soutien direct à la direction et dans l’organisation fluide des activités de l’entreprise. Véritable chef(fe) d’orchestre de l’efficacité interne, il/elle pilote les procédures, assure la fiabilité des données de gestion, et veille à la préparation rigoureuse des dossiers à fort enjeu stratégique.

Doté(e) d’une grande rigueur et d’un sens aigu de la confidentialité, il/elle anticipe les besoins de la direction, facilite la prise de décision et garantit le bon déroulement des projets internes ou transverses. Sa capacité à structurer, prioriser et fluidifier les processus est essentielle à la montée en puissance de l’organisation.

Par son expertise opérationnelle, sa diplomatie et son sens du relationnel, il/elle contribue à maintenir un environnement de travail harmonieux, tout en accompagnant la performance durable de l’entreprise.

Enfin, il/elle s’implique activement dans des missions transverses selon les besoins de l’entreprise et ses propres appétences : projets de transformation, amélioration continue, outils collaboratifs, ou développement interne.

**MISSIONS**

**Gestion Administrative et Financière**
- Suivi et traitement des factures fournisseurs, contrats fournisseurs et prestataires
- Émission des factures clients, gestion des avoirs, relances clients (préventives et recouvrement)
- Suivi de la trésorerie, élaboration de prévisionnels et de tableaux de bord financiers
- Collaborer avec le comptable pour garantir une gestion financière efficace.
- Participation active à la valorisation financière du groupe (analyse de performance, indicateurs clés)
- Accompagnement au déploiement d’un outil de gestion (ERP/facturation/projets)
- Analyse de tableau de bord financier via l’outil de gestion (rentabilité, prévisionnel, gestion des travaux supplémentaires,)
- Suivi et gestion des litiges clients et fournisseurs

**Support opérationnel**
- Collaboration étroite avec la direction
- Collaboration étroite avec les chefs de projets pour le suivi des affaires, la gestion contractuelle et les besoins opérationnels et notre Assistante RH pour les sujets administratifs et sociaux
- Etablir des tableaux d’analyse ACT
- Accueil physique et téléphonique au besoin

**COMPETENCES ET QUALIFICATIONS**

**Gestion administrative et financière**
- Maîtrise des cycles de facturation client et fournisseur
- Suivi de trésorerie et élaboration de prévisionnels
- Bonne compréhension de la comptabilité générale et capacité à travailler avec un cabinet comptable
- Capacité à produire des reportings financiers réguliers
- Connaissance des contrats de prestations, de sous-traitance et d’achats
- Élaboration et suivi de tableaux de bord financiers ou opérationnels
- Maîtrise avancée d’Excel
- Aisance dans l’utilisation des outils numériques et collaboratifs
- Intérêt pour la dématérialisation et l’automatisation des processus

**Juridique et gestion documentaire**
- Notions solides en droit des contrats
- Capacité à gérer et suivre les documents contractuels et administratifs de l’entreprise
- Rigueur dans l’organisation, l’archivage et la conformité documentaire

**Savoir-faire relationnels**
- Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités
- Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés (direction, ingénieurs, prestataires, experts externes)
- Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité
- Ca