Secrétaire Médico-administratif

**L'ETR **est un Hôpital de Jour non sectorisé de 27 places qui accueille des adultes à partir de 18 ans, souffrants de troubles psychotiques ou de troubles graves de la personnalité. Ils sont adressés par leur psychiatre traitant, exerçant en libéral ou dans une unité hospitalière. La prise en charge s’articule en partenariat avec le médecin ou l’équipe de secteur, la durée de séjour n’est pas définie à priori.

L'ETR se présente comme un lieu d’accueil ouvert mis à la disposition du patient qui pourra y trouver écoute individuelle et groupale, médiations sous forme d’atelier thérapeutiques, lien social et ouverture sur la cité.

**Le Foyer Relais **est un établissement de postcure de 17 places, non sectorisé qui offre un hébergement hôtelier et un accompagnement soignant en milieu ouvert à des personnes souffrant de troubles psychiques et ce, pour un temps limité de 6 mois renouvelable une fois.

La prise en charge s’articule autour d’entretiens individuels avec l’infirmier référent et/ou le médecin, d’un accompagnement par la CESF et d’un dispositif institutionnel soutenu par:

- Une réunion soignant / soigné hebdomadaire
- Un groupe de parole animé par une psychologue chaque mercredi
- Un collectif des résidents soutenu par la CESF (Conseillère en Economie Sociale et Familiale) travaillant à l’organisation de projets collectifs extérieurs et gérant un budget dédié.

**Mission globale**:
Sous la responsabilité hiérarchique des médecins responsables de l’ETR,et du Responsable d’unité de l’ETR, le/la secrétaire médico-administrative assure en lien fonctionnel avec les équipes soignantes le secrétariat médical de l’ETR et du Foyer Relais.

Le/la secrétaire médico-administrative est également responsable du suivi administratif des admissions, de la déclaration de l’activité mensuelle et de la facturation via deux logiciels métiers : GAP First et le Dossier Patient Informatisé (CORTEXTE).

**Principales Activités**:
**Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients et partenaires**:

- Accueillir et renseigner les patients et les familles sur les horaires de réception, les possibilités de rendez-vous
- Informer les partenaires extérieurs

**Gérer le dossier administratif du patient**:

- Assurer la prise de rendez-vous, rédiger les courriers aux divers correspondants et patients
- Gérer des demandes d’admission et mettre à jour la liste d’attente
- Tenir à jour les dossiers médico-administratifs des patients
- Préparer et diffuser la correspondance, les convocations, les mémos et les formulaires, traçabilité des envoies
- Archiver et mettre à jour les coordonnées des patients
- Alimenter de manière trimestrielle le RIM-P (Recueil d’Information médicalisée en Psychiatrie).

**Suivre la facturation et l’activité mensuelle du service***:

- Tenue de la facturation, relance, suivi des règlements des patients et des différents payeurs
- Gérer l’agenda quotidien/hebdomadaire/mensuel des équipes, suivi des congés, les heures mensuelles
- Faire le lien avec le service administratif de la Direction de Paris sur le suivi de l’activité, suivi de facturation/des relances, suivi planning mensuel des équipes.

**Participer à la vie institutionnelle des unités**:

- Participer aux synthèses cliniques et formations d’équipe
- Participer au projet de service, rapports d’activités...

**Divers***:

- Organiser des temps de réunion et des temps de synthèses avec les partenaires extérieurs
- Gérer l’organisation logistiques des locaux
- Contrôler l’approvisionnement des fournitures de bureau, les produits d’entretienspasser les commandes appropriées selon les lignes budgétaires

**Diplôme requis, compétences requises et exigences règlementaires**:
**Formation - Expérience**:

- Diplôme de secrétaire médicale.
- Expérience de 3 ans minimum.
- Expérience en établissement de santé obligatoire et en psychiatrie souhaitée.

**Savoir-Faire**:

- Capacité rédactionnelle
- Maitrise du Pack Office
- Qualité relationnelle
- Aptitude pour le travail en équipe

**Savoir-Etre**:

- Capacité d’écoute
- Discrétion
- Organisation

**Conditions de travail**:

- Horaires de travail : 9h-16h les lundis, mardis, jeudis et vendredis et 11h-18h les mercredis.
- 35h/semaine avec 7h/jour **avec le temps de repas compris dans le temps de travail**.
- Congés : 5 semaines de congés payés/an + **2,5 semaines de congés supplémentaires**.

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Besoin dès que possible et au plus tard le 28/10/22 afin de permettre un tuilage avec la secrétaire actuellement en poste.*

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 26 000,00€ à 30 000,00€ par an

Avantages:

- Participation au Transport
- Restaurant d'entreprise
- RTT

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Mesures COVID-19:
OBLIGATION VACCINALE.

Lieu d