Assistant Administratif

CONTEXTE ENTREPRISE

Le Château de La Mothe, un joyau médiéval classé monument historique situé au cœur de l'Auvergne, dans l'Allier. Offrant 5 chambres d'hôtes, 5 gîtes, 5 salles de réception, une cuisine et une capacité d'accueil de 80 personnes, notre domaine s'étend sur 6 hectares, entre piscine et jardin d'honneur.

Idéalement situé à moins de 45 minutes de Clermont-Ferrand et à 30 minutes de Vichy, notre château offre un cadre exceptionnel pour des événements d'entreprise. Que ce soit pour un séminaire, un team building, un lancement de produit, un mariage ou une soirée de gala ou privée, nos salles équipées des dernières technologies favorisent la créativité et l'efficacité des réunions privées et professionnelles.

Le Château de La Mothe étant en plein développement de son activité.

FINALITES DU POSTE

L’Assistant(e) administratif(ve) aide la Responsable d’Exploitation et le Dirigeant de l’établissement sur les aspects suivants:

- assurer la gestion administrative et le lien avec les autres services du groupe (comptabilité et finance)
- gestion des prestataires et partenaires
- gestion des réservations et gestions des voyageurs
- gestion de la logistique

ACTIVITES PRINCIPALES

**Site d’exploitation**
- Classement et traitement des pièces administratives
- Constitution des dossiers administratifs par type de prestataires et contrôle de la bonne exécution des prestations
- Validation des bons de livraisons et des factures
- Préparation et transmission des éléments administratifs au services comptables du groupe
- Etablissement des factures
- Suivi des stocks de produits d’entretiens, fournitures de bureau, de linge et d'énergie
- Préparation des commandes et des approvisionnements
- Préparation des commandes des prestataires pour les événements et des locations de matériel
- Accueil des fournisseurs, suivi des livraisons, organisation du rangement des livraisons
- Mise à jour périodique des plateformes de réservations
- Suivi des demandes (suivis et relances) de réservations liées aux plateformes
- Assurer le suivi des départs et des arrivés (check in et out)
- Renseigner les clients sur les activités, les restaurants et commodités alentours
- Recueil de la satisfaction clients
- Préparation des salles de réception : disposition des tables et des chaises, décoration des salles
- Suivi de la qualité et de la sécurité des personnes pendant les événements
- Accueil du publics

**Les missions du poste peuvent évoluer au fur et à mesure de votre contrat**

FORMATION ET EXPÉRIENCE
- Un diplôme de niveau Bac +2 à Bac + 3 dans l’administratif
- Une expérience significative d’au moins 2 ans en tant qu’assistant(e) administratif(ve) est demandée

COMPETENCES
- Expérience en gestion administrative
- Capacité d’organisation
- Maîtrise du Pack office
- Maîtrise de la langue française écrit et parlé

SAVOIR-ETRE
- Autonomie et polyvalence
- Sens de l’écoute
- Aptitudes relationnelles
- Rigueur et méthode

RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES
- Rattachement hiérarchique : Responsable d'exploitation sous la responsabilité du Dirigeant
- Fonctionnelles : autres collaborateurs du site et des services du groupe

MODALITES
- Niveau de recrutement : Bac + 2 à Bac +3 et 2 ans d’expérience minimum
- Recrutement dès que possible en CDI
- Statut : employé
- Durée du contrat : 25 - 42 heures (en fonction des saisons et des besoins)
- Période d’essai : 2 mois renouvelable
- Poste situé au Château de la Mothe 03450 Vicq

REMUNERATION

2033 € brut pour 35h (selon niveau de qualification)

Mutuelle

Pour postuler

Via indeed ou par mail - téléphone service recrutement 07 69 32 48 44

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 033,00€ par mois

Avantages:

- Véhicule de fonction

Programmation:

- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)

Expérience:

- Expérience administrative: 2 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel