Assistant(E) Polyvalent(E)

Pour notre client, nous recrutons un(e) Assistant(e) administratif(ive) polyvalent(e) dans le cadre d'un CDI avec les fonctions suivantes:
**ACCUEIL**
- Téléphonique et Physique
- En étroite communication avec les responsables de sites,
- Réception, Transmission et envoi de Mails, Fax, Courriers, clients et salariés
- Tâches administratives diverses : Affranchir le courrier, s’assurer du bon classement et archivage des dossiers
- Respecter procédure téléphone, répondeur, fax
- Commandes fournitures administrative
- Gestion des commandes produits des salariés transmission aux responsables et noté dans cahier des commandes.
- Tenue des informations sur cahier d’accueil

**EXPLOITATION**
- Création d’un planning sous PEGASE, et mise à jour
- Procédure des mouvements de personnel sous Pégase (absences, fermetures de sites )
- Transmission des réclamations clients aux responsables de chantiers et informations aux agents pour nouvelle intervention, ou suivi. (Photo )
- Création et gestion d’un BI
- Transmission information AM, AT,service comptable (mail + original)
- Relation directe avec le service comptable pour la gestion des heures du personnel
- Gestion des retards et absence avec Penbase:
(Appel des salariés si besoin / Information responsable / Action de correction à mettre en place si besoin.)

**SOUS TRAITANT**
- Création des sous-traitant PEGASE, quand l’ensemble des doc sont rempli (envoyer contrat et demande de doc par mail)
- Saisie planning dans Pégase
- Demander l’ensemble des documents sous-traitant tous les 3 mois (KBIS, attestation régularité URSSAF, assurance)
- Saisie des bon de commandes dans pégase et envoi aux sous-traitants (Bons d’intervention BC)
- Saisie des informations dans pégase (planning, semaine de base)

**INTÉRIM**:

- Lancer des recherches
- Édition et transmission des contrats
- Signatures des contrats COFFREO
- Éditions des contrats COFFREO
- Tenue des dossiers des intérimaires
- Saisie des plannings intérimaires
- Envoi tous les mois des heures intérimaires aux agences d’intérim.

**FACTURATION**:

- Suivi des devis et des commandes clients, (relations clients, responsables, direction)
- Facturation ponctuelle
- Facturation mensuelle

Il s'agit d'un poste complet et complexe dans la gestion des données et des informations.

Horaire de travail hebdomadaire, 35h réparties comme suit:
Du lundi au vendredi

8h30 à 12h00

14h00 à 17h30

Poste sédentaire basé à DECINES

Vous serez le point d’entrée de la société. Nous recherchons une personne, avec les caractéristiques suivantes:
Savoir être:

- Volontaire,
- Dynamique,
- Ayant une aisance relationnelle
- Sens de l’organisation et des priorités
- Autonome

Savoir-faire:

- Maîtrise des outils bureautiques du Pack office (traitement de texte Word, tableur Excel, base de données)
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion de l’information, classement, et archivage des dossiers
- Planification et suivi
- Qualités rédactionnelles, maitrise de l’orthographe.
- Une connaissance des progiciels PEGASE (gestion commerciale), et PENBASE (gestion de planning), serait un plus.

Si vous avez déjà exercé dans le secteur de la Propreté, c'est un plus.

Type d'emploi : Temps plein, CDI, Intérim

Salaire : 2 000,00€ à 2 200,00€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Prime annuelle

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

- Décines-Charpieu (69): Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Exigé)

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 5 ans (Exigé)

Langue:

- Français (Exigé)

Disponibilité:

- Travail en journée (Exigé)

Lieu du poste : En présentiel