Responsable Administratif Et Financier

Depuis 1875, l’Institut Catholique de Lille est un acteur majeur de l’enseignement supérieur et du secteur sanitaire et médico-social, au nord de Paris. Héritier d’un riche patrimoine et porté par des valeurs chrétiennes et humanistes, il incarne une vision holistique de l’enseignement, de la recherche, de la santé et de l’action sociale.

Composé de 12 établissements d’enseignement, 6 unités de recherche et implanté sur 5 campus, il couvre l’ensemble des champs disciplinaires et propose 100 filières de formation. Pour nos 950 collaborateurs, travailler prend une nouvelle dimension : celle d’une aventure où chaque membre de notre équipe contribue à façonner l’avenir de l’enseignement et de la société. La diversité de nos activités implique une grande variété de métiers et d’emplois, reposant sur des compétences, expertises et savoir-faire spécifiques.

**Description du poste**:
Vous travaillerez en étroite collaboration avec la Directrice déléguée de l’école dans le cadre des réflexions relatives au développement et à la gestion administrative et financière de l’école. Vous contribuez à la mise en place des activités au sein de l’école dans le cadre des objectifs de développement de celle-ci.

**Accompagnement du Responsable de l’entité**
- Accompagner le Secrétaire Général ou le Responsable de l’entité dans les réflexions relatives au modèle économique (barèmes, impayés, etc.).
- Être force de proposition sur les moyens permettant la rentabilité et la productivité des activités de l’entité.
- Formuler des propositions sur les politiques de dépenses, les nouveaux procédés.
- Veiller au respect des procédures mises en place, notamment s’assurer de la mise en œuvre des règles de dépenses et, plus largement, des règles comptables et budgétaires.

**Gestion budgétaire / financière**
- Participer à l’élaboration et au suivi du budget:

- Préparer les travaux préalables à l’élaboration budgétaire auprès du (de la) Secrétaire général(e) et des différents responsables de l’entité.
- Elaborer et améliorer les procédures, définir les conditions de gestion administrative et de suivi comptable et mettre en place des tableaux de bord et indicateurs d’activité.
- Créer, proposer et faire valider les tableaux de bord pour le suivi des coûts. Piloter, suivre et analyser l’ensemble de ces outils et mettre en place un système d’alerte efficace.
- Négocier avec des partenaires extérieurs pour le compte de la Direction (clients, fournisseurs, etc.)
- Effectuer les opérations de comptabilité de premier ordre telles que:

- Assurer le suivi de la facturation et l’interface avec le service comptabilité de l’ICL.
- Vérifier et pointer les factures fournisseurs et prestataires. Les faire valider par le (la) Secrétaire général(e) de la faculté ou le (la) Responsable d’entité et les transmettre au service comptabilité.
- Saisir les données comptables et analytiques dans le respect des procédures.
- Selon l’organisation interne de la faculté/entité, préparer des ébauches de facturation pour le service Comptabilité.
- Selon l’organisation interne de la faculté/entité, étudier les dossiers financiers des étudiants. Recevoir les paiements, contrôler et suivre les relances en cas de retard de paiement, en lien avec le SGAE. Participer à l’élaboration des dossiers d’appel d’offre liés à la Recherche.
- Selon l’organisation interne de la faculté/entité, accompagner les étudiants ou futurs inscrits dans la recherche de financement des frais liés aux études. Accueillir, informer et assurer le suivi personnalisé des étudiants en difficulté, leur apporter des solutions adaptées ou les orienter vers les services (ou commissions) spécialisé(e)s.
- Selon l’organisation interne de la faculté/entité, contrôler les flux de trésorerie, informer les responsables concernés sur les ressources financières disponibles et prévisionnelles.

**Gestion administrative et financière des inscriptions**
- Accueillir et informer les étudiants et leurs parents pour toute question relative à leur inscription ou problèmes financiers.
- Prendre en charge la relation avec le SGAE.
- Suivre le processus de sélection et d’inscription.
- Gérer les dossiers d’inscription ou de réinscription.
- Suivre les demandes de bourse ou de réduction.
- Gérer les accords pédagogiques.
- Suivre les abandons et les remboursements.
- Suivre les relances des impayés réalisées par le SGAE.

**Gestion administrative et logistique**
- Être amené(e) à exercer des missions liées à la gestion administrative (conventions de prestations, etc.) et logistique (commande de matériels, gestion des stocks de fournitures), des missions d’accueil, etc.
- Suivre et accompagner les prestataires extérieurs : bons de commande et devis.

**Management des personnes**
- Manager : déléguer, coordonner, animer, motiver, administrer et gérer le ou les collaborateur(s), etc.
- Mettre en place des outils de reporting et indicateurs dans le but de développer un management par objectif.
- Proposer un projet de service.