Coordinatrice (Teur) Des Secretariats Medicaux

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

COORDINATRICE (TEUR) DES SECRETARIATS MEDICAUX

**CONTRAT**

CDD; Mutation

**DESCRIPTIF**

MISSIONS
- Planifier, organiser, piloter et coordonner les activités des secrétariats médicaux en animant une équipe de

professionnels à l'échelle d'un ou de plusieurs pôles. Veiller à l'efficience des secrétariats médicaux, à la qualité des

prestations fournies en fonction des moyens et ressources alloués. Conseiller les décideurs, assurer

institutionnellement l'interface pour les secrétariats médicaux et valoriser le métier.

ACTIVITES PRINCIPALES

Management des ressources humaines
- Encadrement, supervision et animation des équipes de secrétaires médico-administratives
- Gestion du temps de travail, de l'absentéisme, organisation de la continuité de service
- Suivi des effectifs, gestion des mouvements et des affectations, recrutements et sourcing en lien avec la

DRH
- Développement des compétences et des performances individuelles ou collectives
- Accompagnement des carrières et des formations en lien avec la DRH
- Conduite des entretiens et des évaluations professionnelles, alignement des objectifs, suivi et mesure des

résultats
- Communication, mobilisation des ressources et impulsion des dynamiques, négociation et arbitrage des conflits
- Intégration, accompagnement et évaluation des nouveaux arrivants et des stagiaires

Management des organisations
- Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements,

proposition d'améliorations
- Etablissement des plannings et des méthodes d'organisation au regard des variations d'activité, des priorités, du

contexte
- Conception, pilotage, participation et suivi des projets et des transformations dans son domaine d'expertise
- Etude et analyse des charges de travail, réalisation des rapports relatifs à son domaine d'activité, utilisation ou

production d'outils adéquats
- Optimisation de l'utilisation des outils métiers et bureautique, accompagnement de la modernisation, des

évolutions et projets

accompagnement dans les changements et l'évolution du métier

Management de la qualité

institutionnelles
- Conduite et analyse des charges de travail, formalisation, évaluation et amélioration des processus
- S'assurer de la qualité, de la sécurisation des prestations rendues, de la confidentialité des données
- Participation aux dispositifs de recueil de la satisfaction patient en lien avec la Qualité
- Conduite ou participation aux audits et aux évaluations de pratiques
- Contribution à l'harmonisation et l'évolution des pratiques professionnelles
- Elaboration des outils, procédures, protocoles et fiches de poste/d'activités, harmonisation des pratiques

ACTIVITES SPECIFIQUES
- Participation à la gouvernance du/des pôles et collaboration avec les professionnels
- Collaboration et échanges dans le cadre du réseau de coordinatrices (interne/externe), participation aux travaux de

groupe, remplacements en interne
- Organisation ou participation à des évènements d'encadrant ou en lien avec le domaine du secrétariat médical
- Représentation institutionnelle aux instances, comités de pilotage, commissions
- Participation aux groupes projets, groupes de travail et réunions pluridisciplinaires
- Participation aux jurys d'examens et de concours, élaboration de sujets pour le domaine d'activité

**PERSONNE À CONTACTER**

VIGNOT SONIA

Mme VIGNOT Sonia Directrice des Ressources Humaines
04 94 40 21 44

**ETABLISSEMENT**

Centre Hospitalier Intercommunal
240 avenue de Saint-Lambert CS 90110
83608 FREJUS