Cadre Des Secrétariats Médicaux

**Notre établissement**:
**L’Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild est un établissement hospitalo-universitaire de référence dans le domaine des pathologies tête et cou qui s'engage auprès de ses équipes comme de ses patients.**
Notre établissement propose des parcours professionnalisants et une politique de formation ambitieuse et innovante.
**Etablissement privé à but non lucratif**, il agit en faveur du handicap et lutte contre les discriminations.
Travailler dans un environnement agréable, situé à proximité du parc des Buttes Chaumont, dynamique et humain dans lequel vous pourrez poursuivre l’apprentissage de votre métier vous motive ? Apportez votre contribution, rejoignez-nous

**Cadre administrative responsable des secrétariats médicaux - H/F**

Vous rejoignez le collectif dynamique, aidant et motivé des secrétariat médicaux des différents services d'ophtalmologie au sein de l'hôpital. En lien avec une seconde responsable administrative et sous la responsabilité de la cadre supérieure des secteurs externes d'ophtalmologie, vous assurez les missions suivantes:
**Calibrage et organisation des secrétariats médicaux**:

- Analyse de l’activité et évaluation des charges de travail des différents secrétariats
- Evaluation, recrutement et gestion des effectifs (environ 35 ETP)
- Evaluation des besoins en termes de locaux et d’outils de travail (informatique, téléphonie)

**Fonctionnement des secrétariats médicaux**:

- Définition et évaluation régulière des horaires et de l’organisation du travail dans la journée
- Définition, mise en œuvre et évaluation régulière des procédures et protocoles applicables
- Optimisation du circuit du dossier patient
- Amélioration de l’accessibilité téléphonique pour les patients
- Tenue d’indicateurs clés (délais de transmission des lettres de liaison, CRO/CRH, délais de traitement des demandes de copies de dossiers médicaux, volume de compte-rendu en attente de frappe )
- Organisation de réunions régulières
- Pilotage de l’amélioration des dysfonctionnements de processus secrétariat
Elaboration de plans d’actions avec tous les intervenants contributeurs à l’activité (DSI, BIOMED, DOP)
Possibilité selon la taille du périmètre d’assister le chef de service sans sa gestion administrative des équipes médicales

**Gestion des ressources humaines**:

- Accueil et intégration des nouveaux embauchés
- Association à l’évaluation de la période d’essai des nouveaux embauchés
- Supervision des plannings de congés dans le respect du principe de continuité de fonctionnement
- Organisation des évaluations et tenue des entretiens annuels en lien avec les chefs de service
- Définition des besoins de formation
- Planification de l’accueil des stagiaires en secrétariat médical en lien avec la cellule formation

**Contrat**: CDI à pourvoir dès que possible.

**Rémunération**: 37 000 € et 45 000 € annuels bruts suivant expérience et CCN 51.

**Avantages**: 20 RTT, mutuelle employeur, CSE, restaurant d’entreprise, remboursement à 50% du Passe Navigo / forfait mobilité durable.
**Ce poste est fait pour vous si**: CONNAISSANCES ET SAVOIR-ETRE**:

- Bureautique (pack office)
- Codage des actes / process de facturation
- Maitrise des logiciels métiers (non obligatoire) : Galaxie, DxPlanning, Softalmo, Web100t, Doctolib, Explore
- Secrétariat
- Vocabulaire médical
- Sens de la communication, sens de l’accueil, rigueur, ponctualité, tolérance, disponibilité, esprit d’initiative, dynamisme, polyvalence

Vous êtes titulaire idéalement d'une formation en management complétée par un diplôme dans le domaine médical ou du secrétariat.

Vous justifiez d'une expérience managériale de secrétaires médicales ou professionnel de santé.

Vous vous reconnaissez dans nos valeurs : Soigner, Transmettre, Innover.
Notre hôpital s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion. Toutes nos offres d'emploi sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.
Si vous êtes concerné(e), n'hésitez pas à nous faire part de vos besoins spécifiques au cours du processus de recrutement afin que nous puissions envisager les aménagements nécessaires pour vous accueillir dans les meilleures conditions.