Secrétariat médical

Informations générales

Organisme de rattachement

AP-HP. Centre - Université Paris Cité  

Référence

APHP_

Date de début de diffusion

/06/2025

Date de parution

/01/2026

Domaine / Métier

Prévention, conseil et pilotage en santé - Secrétaire médicale / Secrétaire médical

Intitulé du poste

Secrétariat médical - Assistanat médical F/H

Description du poste

Missions permanentes au secrétariat desservant la consultation, l'hospitalisation conventionnelle et la cellule de coordination
·  Accueil physique et téléphonique de patients, de la famille et des visiteurs
·  Secrétariat de 2 médecins :
Gestion de programmation de RDV (ORBIS), envoi des convocations (courrier ou mail)
 Réception et programmation des 1ères demandes de rendez-vous médicaux 
Gestion des comptes rendus de consultation : Préparation des consultations, frappe ou correction, mise en forme, diffusion (courrier ou mail)
Coordination du suivi des patients en collaboration avec les médecins
· Secrétariat médical relevant de l'HDJ :
Gestion des comptes rendus de l'Hdj, parcours Ariane : frappe ou correction (courrier ou mail)
 Mise en forme et diffusion de documents, rapports, courriers 
Coordination du suivi des patients en collaboration avec les médecins 
Traçabilité des CRH

·    Saisie, mise en forme et diffusion de documents, rapports, courriers
·    Intégration des documents des patients dans ORBIS (examens complémentaires, résultats d'examen, importation CD…)
·    Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion, archivage)
·    Gestion administrative de dossiers de patients en réponse aux réclamations et transmission de dossier : tri, reproduction…
·    Archivage des dossiers médicaux

Activités transversales 
Participation aux groupes de travail transversaux, aux audits internes… 
Participation aux réunions de service, travaux de recherche (protocoles, articles scientifiques…) et aux missions d'enseignement (PPT)…
Missions ponctuelles
Reprise des tâches ou missions des collègues du service en leurs absences et/ou sur demande de l'encadrement 
Mobilité sur demande du Cadre de DMU ou son représentant.

Descriptif du profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS

• Utiliser les outils bureautiques : Pack Office (Word, Excel, Powerpoint)

• Utiliser les logiciels métier, les outils bureautiques (ORBIS, GDM, ORTIF…)

• Assurer un accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des groupes, des publics

• Renseigner les interlocuteurs et s'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs variés, filtrer et orienter les appels téléphoniques

• Renseigner des personnes au regard de son métier

• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle

• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

• Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau

• Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle

CONNAISSANCES ASSOCIEES

• Utilisation de supports informatiques pour la gestion des patients et des matériels (PC, imprimante)

• Vocabulaire médical

• Droit des Patients et organisation et fonctionnement de l'hôpital

QUALITES REQUISES

• Réaliser ses tâches avec rigueur et méthode

• Avoir le sens des priorités et de l'urgence

• Savoir se positionner, faire preuve de discrétion et de réserve

• Savoir se rendre disponible

• Posséder des qualités relationnelles

• Travailler en synergie et en collaboration avec l'équipe

• S'auto évaluer, s'informer et se former

• Evoluer et faire évoluer le secteur

• Capacité d'adaptation

Localisation du poste

Europe, France, Île-de-France, Paris (75)

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