Assistante ou Assistant de Gestion Télécom Paris

**Qui sommes-nous ?**
Ecole de l’Institut Mines-Télécom, Télécom Paris est la première grande école française d'ingénieurs généralistes du numérique. Avec des enseignements et une recherche d'excellence, Télécom Paris est au cœur d'un écosystème d'innovation unique fondé sur la transversalité de sa formation, de ses départements de recherche et son incubateur d'entreprises.

Membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris, Télécom Paris se positionne comme le laboratoire à ciel ouvert de tous les grands défis technologiques et sociétaux.

**Description du poste**:
Nous recherchons une assistante ou un assistant de gestion au sein de la direction de la recherche. Vous participerez à la gestion administrative, comptable, financière et logistique du Département INFRES ainsi qu'à l’accueil et assurerez le secrétariat du Département INFRES.

**Missions principales**:

- Vous assurez la gestion administrative des dossiers d’inscriptions et réinscriptions en thèse
- Vous gérez les demandes de recrutement des personnels non permanents sur les contrats de recherche en relation avec la Direction des Ressources Humaines en veillant à la législation en vigueur et met à jour le fichier du personnel adéquat
- Vous assurez le suivi administratif et financier du personnel non permanent en collaboration avec le Responsable administratif
- Vous assurez le suivi et la mise à jour du tableau des dépenses prévisionnelles et réalisées pour les personnels non permanents
- Vous assurez le suivi et la mise à jour de la base de données des personnels permanents et non permanents du Département
- Vous établissez les projets de bons de commande du Département sur présentation des devis des fournisseurs
- Vous gérez les demandes de missions des Enseignants-Chercheurs
- Vous vérifiez les livraisons, contrôlez les factures, certifiez le service fait, mettez en paiement et classez les dossiers tout en contrôlant la bonne affectation analytique des dépenses
- Vous soutenez et conseille les collaborateurs sur les procédures des achats, des missions et des marchés publics
- Vous assurez la gestion logistique des personnels non permanents (affectation de bureau, de compte informatique, d’ordinateurs,)
- Vous assurez la gestion des fournitures de bureau pour le Département
- Vous participez à l’organisation de colloques
- Vous recevez, filtrez et transmettez les appels téléphoniques du Responsable du Département
- Vous assurez l’accueil des visiteurs et des personnels non permanents
- Vous gérez la réservation des salles de réunion du Département
- Vous gérez les demandes d’achat d’ouvrage et les inscriptions aux sociétés savantes

**Profil du poste**:

- Vous êtes titulaire d'un Bac+2 ou avez une expérience professionnelle significative de 8 ans
- Vous maîtrise des outils bureautiques: Word, Excel, Powerpoint
- Vous avez une connaissance de l’utilisation du web
- Vous possédez un sens de l’organisation
- Vous avez un sens des relations humaines et de la communication
- Vous possédez un goût pour le travail en équipe
- Vous êtes autonome sur les tâches confiées

**Pourquoi nous rejoindre ?**

Vous travaillerez dans un environnement agréable, verdoyant et accessible (notamment pour les personnes en situation de handicap) à seulement 20 km de Paris (RER B et C, proximité des grands axes routiers). Vous bénéficierez de nombreux avantages (flexibilité des horaires de travail, possibilité de télétravail, proximité des infrastructures sportives, conciergerie,).

**Informations diverses**:
Type d'emploi **:CDD de 6 mois**
Description de poste complète
- Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap._