Secretaire Medical Hopital de Jour Pediatrie

**Le poste**:
Nous recherchons pour l'hôpital de jour multifilières situé au sein de l'hôpital des enfants sur le site de Pellegrin, un(e) secrétaire médical(e).

Activités générales:

- Accueil physique et prise en charge des personnes et orientation (délégués médicaux, externes, internes, autres étudiants).
- Accueil téléphonique:

- Prise de rendez-vous, prise en charge des demandes diverses (courriers, ordonnances, messages aux médecins,)
- Orientation des appels vers les destinataires concernés
- Prise de messages téléphoniques, transmission
- Appel téléphonique au patient pour diverses informations
- Programmation de rendez-vous à la demande des médecins
- Réception et traitement des demandes d’information. Évaluer la pertinence, la véracité des données, et/ou des informations.
- Traitement des mails : RDV à donner ou à modifier, ordonnance, double de CR, transmissions d’informations.
- Gestion administrative des activités du service, création des documents types. Anticiper les besoins et les demandes, communiquer avec les personnes ressources.
- Ouverture, traitement et ventilation au quotidien du courrier reçu.
- Tri journalier des documents médicaux et administratifs : numérisation et enregistrement dans DXCARE des résultats, courriers et tous les documents extérieurs pouvant compléter le dossier du patient et à la demande des médecins de l’équipe.
- Organisation des plannings sur Dxplanning : absences, vacances, modifications, reports des RDV

Activités spécifiques:

- Tous les jours:

- Fusion des courriers HDJ
- Récupérer les documents à numériser correspondants aux patients déjà sortis, et ceux à renvoyer aux patients
- Numérisation et intégration des documents dans DXCARE.
- Importations des CD si nécessaire
- Relecture des CRH, correction et mise en page, impression, mise à la signature (MSSANTE)
- Mise sous pli et envoi
- **Programmations des HDJ avec organisation de rendez-vous**:

- **Mise en place des HDJ virtuels pour consultations pluridisciplinaires**

**Profil recherché**:
Pour ce poste, nous recherchons une secrétaire médicale ayant obtenu la certification de secrétaire médicale avec idéalement une expérience significative sur le même type de poste.

Quelles sont les compétences requises:
RELATIONNELLES:

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l'interface entre les patients, les équipes et le corps médical
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

ORGANISATIONNELLES:

- Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences
- Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle
- Utiliser les moyens mis à disposition pour s’informer et connaitre le fonctionnement du service/de l’unité/de l’établissement
- S’investir dans les projets du service/de l’unité/de l’établissement
- Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/
nouveaux professionnels (tutorat)

TECHNIQUES:

- Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Spark, Dxcare, Dxplanning, Sharepoint, Outlook)