Assistant(E) de Formation

**Le GRETA-CFA Aquitaine** recrute pour son Agence Tertiaire au sein du Lycée Victor Louis deux Assistants(es) de formation.

**Présentation de la structure**

Le GRETA-CFA Aquitaine est un regroupement d’établissements publics locaux d’enseignement qui mutualisent leurs compétences et leurs moyens pour proposer une offre de formation pour les adultes sur l’Aquitaine. Il est composé de 9 agences sur l’ensemble de la Nouvelle Aquitaine.

Le GRETA-CFA Aquitaine propose de nombreuses formations dans de nombreux secteurs (Bâtiment Energie, Compétences Clés, Hôtellerie-Restauration-Tourisme, Industrie, Numérique, Audiovisuel, Santé Sanitaire et Social, Sécurité, Tertiaire, Transport, VAE, Bilan de compétences, Optique, Métiers de l’art...).

**Contexte du poste**

Le lycée Victor Louis fait partie de l’Agence Tertiaire - Formations Générales du GRETA CFA

Aquitaine et propose:

- Des formations en alternance et en continue sur les métiers du tertiaire : BTS NDRC,

BTS MCO, BTS CG, BTS SAM, BTS GPME,...

L’assistant(e) de formation a la charge de la partie administrative des actions de formation

pour 1 centaine de dossiers sur plusieurs sites:

- Apprentissage
- Formation continue
- Contrat de professionnalisation

**Missions de l’assistant(e) de formation au GRETA CFA Aquitaine**:
L'assistant(e) de formation a pour mission de:
Appuyer administrativement les Conseillères en Formation Professionnelle (CFP) dans la

mise en œuvre et le suivi administratif des actions de formations sur plusieurs sites de la

Gironde sur le secteur tertiaire.

En collaboration avec les coordinateurs pédagogiques, les formateurs référents et les CFP,

l’assistant(e) de formation participe au processus global de l’action de formation depuis la

phase d’accueil de la demande, en passant par la mise en œuvre de l’action et jusqu’à la

transmission des éléments nécessaires à la facturation et au suivi.

A l’écoute du client et des stagiaires et des apprentis, avec l’objectif de leur satisfaction

l’assistant(e) de formation participe au développement de l’activité.

**Fonctions**:

- Accueil et recueil de la demande
- Traitement des demandes
- Organisation de la prestation
- Suivi et contrôle des informations
- Participation au processus qualité

L’assistante de formation aura également comme mission d’assister le référent qualité de

l’Agence Tertiaire dans ses missions sur la partie administrative.

**Description des fonctions à exercer et des tâches à exécuter**:
▪ Accueil et recueil de la demande
- Accueillir, recueillir et enregistrer l’ensemble des demandes téléphoniques et écrites pour

l’ensemble de l’Agence Tertiaire et pour les sites dont elle/il a la charge (tableau de suivi);
- Renseigner et orienter les entreprises sur l’offre de formation et les modalités d’accès pour l’ensemble de l’Agence Tertiaire et pour les sites dont elle/il a la charge ;
- Renseigner et orienter les demandeurs sur l’ensemble de l’offre de formation et les

modalités d’accès ;
- Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition du public ;
▪ Traitement des demandes
- Traiter les demandes écrites et téléphoniques en collaboration avec les CFP ;
- Assister les CFP sur la partie commerciale avec les entreprises ;
- Participer à la préparation des réunions d’information (JPO, Forum, informations

collectives,...)

▪ Organisation de la prestation
- Traitement et suivi administratif et financier des actions de formation (dossiers

administratifs et pédagogiques) conformément au système qualité du GRETA CFA

Aquitaine ;
- Traiter la relation avec les financeurs (OPCO,...)
- Traiter les dossiers de rémunération des stagiaires pour la formation continue ;
- Suivre les présences des apprenants et informer les entreprises ;
- Effectuer la saisie des informations sur le SI (Cerfa, convention, APEC, ruptures,...) ;
- Préparer les documents de fin de formation ;
- Vérifier les heures formateurs et les transmettre ;
- Recueillir les évaluations de satisfaction et les enquêtes à 6 mois, préparer la synthèse,

la transmettre au service commun et l’archiver dans le Drive Qualité.

▪ Suivi et contrôle des informations
- Contrôler et mettre à jours les données dans les différents systèmes d’information du

GRETA et des financeurs (OPCO,...) (gestion des absences, ajustement, rupture,...)
- S’assurer de la mise à jour des données sur les différents systèmes d’information du

GRETA et ceux des financeurs

▪ Participation à la démarche qualité
- Être force de proposition sur l’amélioration des processus ;
- Contrôler les documents qualité et leur mise à jour.

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

L’autorité hiérarchique est le CESUP, employeur de l’agent et par délégation le Chef

d’Etablissement Support du site de formation.

Le supérieur hiérarchique direct est la coordi