Assistant de Formation

**Présentation de la structure**:
**Le poste est à pourvoir au sein du GRETA-CFA Aquitaine**

Le GRETA-CFA Aquitaine est un regroupement d’établissements publics locaux d’enseignement qui mutualisent leurs compétences et leurs moyens pour proposer une offre de formation pour les adultes sur l’Aquitaine. Il est composé de 10 agences sur l’ensemble de la Nouvelle Aquitaine.

Le GRETA-CFA Aquitaine propose de nombreuses formations dans de nombreux secteurs (Bâtiment, Energie,
Compétences Clés, Hôtellerie-Restauration-Tourisme, Industrie, Numérique, Audiovisuel, Santé Sanitaire et
Social, Sécurité, Tertiaire, Transport, VAE, Bilan de compétences, Optique, Métiers de l’art ).

Suite à l’attribution du lot 40 « services à la personne » dans le cadre du nouveau dispositif Habilitation de Service

Public, le GCA recrute un(e) assistant(e) de formation à temps complet pour les missions décrites ci-dessous.

**Missions**

Il/Elle participe au suivi et à la mise en œuvre de l’ensemble dispositif HSP dans le respect du cahier des charges

établies par la Région.

Il/Elle contribue à l’interface entre les usagers, les coordonnatrices, les conseiller en formation continue, les formateurs et l’établissement d’accueil, le service comptable.

**Contexte et activités**

En liaison avec les CFC et la coordonnatrice HSP, les assistantes des établissements formateurs, les équipes pédagogiques et le service comptable, l’assistant(e) participe au processus global, de la phase d’accueil de la demande à celle de la mise en œuvre de l’action jusqu’au bilan de réalisation.

**La participation au suivi et à la mise en œuvre du dispositif HSP - lot 40**:

- Participer en lien étroit avec la coordination et les CFC à l’animation du réseau partenarial du lot 40
- Participer au recueil et au traitement des données collectées auprès des partenaires OF sur le lot 40
- Assurer en lien direct avec la coordonnatrice et les CFC la communication avec les sites de production concernées par des sessions de formation HSP
- Recueillir quotidiennement les inscriptions sur le serveur dédié
- Participer (en lien avec la coordonnatrice) à la saisie des sessions de formation sur le site dédié
- Renseigner et orienter les prescripteurs sur le dispositif HSP et l’offre de formations

**Le suivi administratif des sessions de formation**:
**Pour les sessions ayant lieu sur le site de l’EFMS**:

- **Accueil et recueil de la demande**:

- Accueillir, recueillir et enregistrer l’ensemble des demandes téléphoniques (entreprises, demandeurs individuels, prescripteurs, demandeurs d’emploi)
- Accueillir physiquement le public et les stagiaires (salariés et demandeurs d’emploi)
- Renseigner et orienter les prescripteurs sur l’offre et les modalités d’accès
- Suivre et/ou recueillir les prescriptions quotidiennement sur le serveur dédié
- **Traitement des demandes**:

- Traiter les demandes écrites et téléphoniques en collaboration avec la coordonnatrice HSP, les coordonnateurs de site et les CFC
- Mettre à jour les prescriptions sur Aquitaine Cap Métiers
- Préparer les réunions d’information collective (convocation par mail ou courrier,)
- Préparer le dossier d’accueil des stagiaires et formateurs, conformes aux exigences Qualité.
- **Organisation de la prestation**:

- Accueillir et informer les stagiaires au moment des réunions d’information collectives, à l’entrée en formation et tout au long du parcours
- Constituer les dossiers administratifs des stagiaires (recueil des pièces constitutives, préparation des états d’émargement, formulaires qualité )
- Préparer les dossiers pédagogiques (livret d’accueil, résultats des positionnements, fiches de suivi par domaine de compétences )
- Traiter les dossiers de rémunération des stagiaires
- Assurer les émargements, suivre les présences et vérifier les heures réalisées
- Relancer les stagiaires absents en collaboration avec les coordinations
- Effectuer la saisie des actions dans PROGRÉ
- Préparer les attestations de fin de formation et les attestations de capacités acquises
- Recueillir les évaluations de satisfaction, préparer la synthèse et la transmettre au service commun.

**Pour les sessions ayant lieu sur les autres sites**:

- **Accueil et recueil de la demande**:

- Accueillir, recueillir et enregistrer l’ensemble des demandes téléphoniques (entreprises, demandeurs individuels, prescripteurs, demandeurs d’emploi)
- Renseigner et orienter les prescripteurs sur l’offre et les modalités d’accès
- Suivre et/ou recueillir les prescriptions quotidiennement sur le serveur dédié
- **Traitement des demandes**:

- Traiter les demandes écrites et téléphoniques en collaboration avec la coordonnatrice HSP, les coordonnateurs de site et les CFC
- Mettre à jour les prescriptions sur Aquitaine Cap Métiers
- Préparer les réunions d’information collective (convoca