Officier D’état Civil Et élections

**Contexte de l'offre**:
Berceau de l’aéronautique militaire et mondiale, Vélizy-Villacoublay est une commune située dans le département des Yvelines dont la population est de 22 247 habitants.
Elle se caractérise par une concentration exceptionnelle d'entreprises de haute technologie. Equilibrant sièges de grands groupes nationaux et internationaux et commerces de proximité, Vélizy-Villacoublay accueille chaque jour 43000 salariés du secteur privé et 570 agents territoriaux permanents.
La ville s’attache à
- Développer la mobilité et l’économie par le biais notamment de l’accès à différents modes de circulation douce et de la dynamisation du commerce local.
- Rénover les quartiers, en les rendant plus attractifs, en créant de nouvelles infrastructures et en végétalisant les espaces.
- Donner accès à un service public de qualité, répondant aux attentes des véliziens tout en favorisant l’accès aux démarches administratives en ligne.
- Favoriser la qualité de vie et le bien-être des familles en proposant des accueils adaptés à leurs besoins : 9 structures d’accueil collectif de la Petite Enfance et 1 crèche familiale, 8 écoles maternelles et élémentaires, 1 espace jeunesse, 2 espaces culturels, 9 structures sportives, 1 espace multimédia et un espace sénior.
- Améliorer le cadre de vie des véliziens tout en préservant l’environnement : augmentation des espaces verts, des pistes cyclables, protection de la biodiversité, accès aux énergies renouvelables
- Faire de Vélizy, une ville innovante, intelligente et sécuritaire.

Elle dispose d’un budget de 98 millions d’euros pour mener à bien toutes ces actions.

La Direction des Ressources Humaines accompagne les 570 collaborateurs de la collectivité dans leur parcours professionnel en développant leurs compétences, en favorisant leur évolution professionnelle et leur mobilité, tout en préservant leur qualité de vie au travail, leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et leur maintien dans l’emploi. Elle met en œuvre une politique salariale attractive, récompensant l’engagement professionnel.

**Description de l'offre**:
**Votre contexte**

La Direction de la Relation Citoyens assure l'accueil et conseille le public dans ses démarches administratives, à l'Hôtel de ville et à la Mairie annexe, en transversalité avec l’ensemble des services communaux rendus au citoyen. Elle est composée de trois services : le guichet unique qui assure l’accueil et le traitement des requêtes multicanales (physique, téléphonique, virtuel, courriel et courrier) des usagers, le service funéraire qui gère et entretient les cimetières, et le service de l'état civil, des élections, et du recensement qui assure le dressé des actes de naissance, de mariage et de décès. Il délivre ou complète les livrets de famille. Il tient à jour les listes électorales, prépare et organise les scrutins. Il est chargé du suivi des opérations de recensement de la population et du tirage au sort du jury d’assises. Il est chargé du suivi des syndicats professionnels et des avis pour les cartes de résidents.

**Votre emploi**

**Contrat**

CDD de remplacement 6 mois renouvelable

Cadre d’emplois des adjoints administratifs

**Description de vos missions**

Sous la responsabilité du directeur de la relation citoyen, vous serez chargé(e) de:

- **Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, des collectivités, des administrations, des organismes funéraires**:

- Prendre des rendez-vous, instruire et suivre les demandes.
- Réaliser le traitement des courriers, mails et requêtes GRC : réceptionner et trier les demandes et rédiger des courriers de réponse dans le respect de la législation.
- Etablir les actes de reconnaissance de naissance, mariage, décès ainsi que les formalités liées à ces actes (mise à jour des registres, informations aux administrations).
- Délivrer les actes à partir d’un logiciel métier.
- Réaliser l’exploitation des actes d’Etat Civil : apposer les mentions informatiquement et manuellement sur les actes, rédiger et mettre à jour les livrets de famille informatiquement et manuellement.
- Instruire et enregistrer les demandes de PACS.
- **Organiser la célébration des mariages**:

- Accueillir, conseiller, renseigner les futurs époux sur la démarche administrative et sur l’organisation de la célébration.
- Assister les élus dans la célébration des mariages : accueil du cortège, lecture des actes, etc.
- **Mettre à jour et tenir les listes électorales**:

- Procéder aux inscriptions sur les listes électorales françaises et complémentaires.
- Préparer les commissions de révision des listes électorales.
- Traiter les demandes de radiation et d’inscription émanant de l’INSEE.
- **Participer à la préparation des scrutins et à l’organisation des bureaux de vote**
- Préparer les scrutins (préparer les cais