Assistant de Directeur Général Adjoint

**Finalité du poste**
- L’agent apporte un appui administratif au directeur général adjoint.

**Principales missions du poste**
- Travail administratif du directeur général adjoint aux ressources ;
- Accueil physique et téléphonique ;
- Constitution et suivi de dossiers ;

Traitement et diffusion d’informations

**Activités du poste (les activités sont évolutives, listées de façon non exhaustive)**

Organisation du travail administratif:

- Organiser le travail administratif lié au poste avec l’anticipation nécessaire à la réalisation des tâches ;
- Organiser et planifier les réunions ; constituer et diffuser les dossiers correspondants ;
- Gérer le(s)agenda(s) et prendre les rendez-vous ;
- Assurer les commandes de matériels et fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement.

Accueil physique et téléphonique:

- Accueillir et orienter les habitants et agents de la Collectivité ;
- Renseigner les interlocuteurs et relayer, si nécessaire, vers l’interlocuteur compétent ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques ;

Constitution et suivi de dossiers:

- Constituer et mettre à jour les dossiers ;
- Rédiger des notes, courriers et des comptes rendus de réunions ;
- Organiser la logistique des réunions ;
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Elaborer et alimenter des tableaux de bord de suivi.

Traitement et diffusion d’informations:

- Gérer le courrier/parapheurs entrants et sortants ;
- Signalement des urgences ;
- Elaboration de projet de réponse et suivi du courrier adressé au directeur général des services ou directeur général adjoint ;
- Assurer la transmission de documents de formes et contenus divers dans les délais impartis (notamment bureau municipal, conseil municipal, etc) ;
- Organiser le classement et l’archivage de dossiers

**Environnement de travail**

Lieu d’affectation : Hôtel de Ville

Temps de travail : travail à temps complet.

Amplitude horaire hebdomadaire : du lundi au vendredi de 09h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h30.
- Horaires de travail : sur la base de 35 heures hebdomadaires
- Astreintes : pas d’astreintes.

Conditions spécifiques : grande disponibilité requise pour la participation à des activités en dehors des horaires ordinaires de travail.

**Compétences requises**

***

Niveau de diplôme minimum souhaité : III - BTS Secrétariat de direction

Expérience sur poste similaire souhaitée
- Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d’une collectivité locale : activités et services ;
- Maîtrise des techniques de secrétariat : prise de notes, écriture abrégée, principes rédactionnels du compte rendu, etc.
- Maîtrise de l’outil informatique et du pack office ;
- Excellentes notions d’organisation et de gestion du temps ;
- Capacité à rendre compte au supérieur hiérarchique ;
- Capacité à mettre en place des outils de suivi et de planification ;
- Bonnes qualités orale et rédactionnelle ;
- Qualité d’écoute;
- Esprit méthodique, rigueur ;
- Autonomie et esprit d’initiative ;
- Discrétion professionnelle ;
- Bonne présentation ;
- Disponibilité ;
- Sens du service public.

Responsable hiérarchique : L’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur général adjoint aux ressources.

Autonomie et responsabilités : une grande autonomie est requise.
- Relations internes et externes : il établit des relations avec les élus, les directions et services de la Collectivité, les syndicats, les partenaires et les instances extérieures.

Régime indemnitaire correspondant : niveau 4

Envoyer CV et lettre de motivation
- Monsieur le Maire
- Mairie
Service Emploi et compétences
31 avenue Salvador Allende
93009 BOBIGNY CEDEX