Assistante de Direction

Le projet d’établissement prévoit trois investissements majeurs : reconversion de l’hôpital Jean Verdier en un hôpital universitaire de proximité essentiellement ambulatoire, transfert des activités lourdes de Jean Verdier à Avicenne et construction d’un bâtiment pour les activités de la Mère, de la femme et de l’enfant et densification des SSR spécialisés (transfert du SSR neurologique, modernisation du plateau de rééducation) à René Muret ainsi que modernisation du SLD et construction d’un EHPAD sur le site.

**La Direction des Affaires médicales comprend**:

- 1 directrice
- 1 directeur adjoint
- 1 responsable des ressources humaines médicales
- 1 responsable adjointe - gestion administrative et paye
- 5 gestionnaires

Le secrétariat de la direction des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie:
L’assistante de direction des affaires médicales, de la stratégie et de la recherche travaille en binôme avec l’assistante de direction du Groupe hospitalier et du secrétariat général (1).
Le secrétariat de la direction est situé à l’hôpital d’Avicenne (Bobigny).

ACTIVITÉS
Assurer le secrétariat de la directrice des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie, de son adjoint.

**Missions générales auprès des directeurs concernés**:

- Assistance dans l’ensemble de leurs missions ;
- Gestion des agendas et prises de RDV des directeurs/trices et adjoint(e)s ;
- Gestion des réunions à l’initiative des directeurs/trices et adjoint(e)s concernés, préparation des salles de réunion et gestion du logiciel de réservation de salle ;
- Assurer le secrétariat des commissions spécifiques à la DAM (commission médicale d’établissement notamment) ;
- Suivi des demandes d’intérim médical en lien avec les services de soins et les agences d’intérim ;
- Gestion de la procédure de demande de cumuls d’activité des praticiens (vérification de la complétude des dossiers) ;
- Prise de notes et élaboration de comptes rendus / relevés de décision de réunions ;
- Mise à jour du tableau de suivi des projets (relances avant échéance, alimenter les actualisations du tableau des responsables de projets/d’actions, etc.) ;
- Accueil des rendez-vous ;
- Frappe et mise en forme de document ;
- Saisie, mise en forme et actualisation de l’intranet ;
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques ;
- Reproduction et diffusion de documents ;
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) et préparation des courriers de réponses ;
- Préparation des dossiers ;
- Gestion des stocks de produits et de matériels, des demandes d’interventions techniques et informatiques nécessaires à l’activité ;
**Missions ponctuelles**:

- Intérim de l’assistante de direction du directeur du groupe hospitalier, de son adjointe et de la secrétaire générale

COMPÉTENCES REQUISES

**Savoir-faire**:
Connaissance de l’environnement hospitalier et de l’environnement institutionnel des établissements publics de santé.
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics.
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites.
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes.
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau.
Utiliser les outils bureautiques / technologie d’information et de communication.

QUALITES REQUISES

Discrétion
Loyauté
Diplomatie
Rigueur, dynamisme, excellent relationnel, communication
Autonomie, organisation du travail
Disponibilité
Capacité à gérer les pics d’activité
Capacité d’adaptation

GROUPE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE 93
Les hôpitaux Avicenne de Bobigny, Jean-Verdier de Bondy et René-Muret de Sevran constituent le groupe hospitalier AP-HP.Hôpitaux Universitaires Paris Seine-Saint-Denis (GHU 93), l’un des 6 groupes hospitaliers de l’AP-HP.

Il propose des parcours patients complets, notamment dans les domaines du cancer, de l’obésité, de la gériatrie, de l’addictologie, de la prise en charge de la femme et de l’enfant, des axes de spécialisations et atouts avérés du groupe hospitalier.
Bobigny
Niveau baccalauréat
Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)
CDI
Secrétaire / secrétaire de direction