Assistant Administratif

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre notre équipe. Votre rôle constituera à assurer le suivi administratif, assister à l'organisation des évènements, accueillir et gérer le bâtiment.
- Vos activités principales :_

**Suivi administratif et financier des formations dispensées au Quai Alpha**:

- Assurer la gestion administrative des inscriptions et la relation avec les apprenants tout au long de leur cursus. (confirmation des inscriptions, suivi des documents nécessaires, etc.).
- Élaborer et mettre à jour les plannings de formation en lien avec les intervenants.
- Gérer les aspects financiers des formations : suivi des paiements, facturation, relances, et suivi des subventions ou financements liés.
- Préparer les documents nécessaires aux audits, certifications ou rapports d’activité des formations en collaboration avec le service formation.
- Assurer un reporting régulier auprès de la direction DAE, du Responsable du pôle formation et du responsable de pôle Communication/ Evènementiel.

**Suivi financier et administratif des conventions**:

- Superviser la gestion administrative des activités de la Content Factory (contrats, commandes, archivage des documents).
- Suivre le budget de la Content Factory : gestion des factures, contrôle des dépenses et analyse des écarts budgétaires.
- Maintenir une coordination fluide entre les équipes internes et les clients pour assurer le bon déroulement des prestations.
- Contribuer à la mise à jour et à l’optimisation des processus financiers et administratifs spécifiques à la Content Factory.
- Préparer des tableaux de bord financiers et des synthèses pour la direction DAE.

**Tâches transverses et gestion quotidienne**:

- Tâches administratives pour le service DA
- Participer à l’organisation des évènements
- Contribuer à l’amélioration des processus administratifs et opérationnels.
- Participer à la communication interne en transmettant les informations clés aux équipes concernées.
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs externes, en fonction des besoins du Quai Alpha.
- Etablissement des bons de commande dans le Web Engagement
- Binôme dans la gestion des locations de salles, bureaux et leurs logistiques
- Suppléance dans la gestion des formalités internationales
- Vos activités secondaires :_
- Appui au studio de production à la demande du responsable du pôle communication/ évènementiel
- Soutien au département événementiel à la demande du responsable du pôle communication/ évènementiel
- Votre profil :_

**Compétences et connaissances**:

- Formation administrative ou expérience équivalente.
- Maitrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion (Excel, CRM, outils de facturation, etc.).
- Capacités organisationnelles et rigueur dans le suivi des projets et des dossiers.
- Bonne communication écrite et orale, esprit d’équipe et polyvalence.
- Intérêt pour les secteurs de la formation, de l’audiovisuel, du marketing et de l’événementiel

Nous offrons une rémunération compétitive ainsi que des avantages sociaux attractifs (CSE, titres restaurant, mutuelle santé...).

Si vous êtes une personne organisée, polyvalente et dotée d'excellentes compétences en matière d' outils bureautiques et logiciels de gestion, et que vous souhaitez rejoindre une organisation dynamique, veuillez postuler en ligne, dès maintenant, avec votre CV détaillé. La lettre de motivation est un plus.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : à partir de 1 850,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Question(s) de présélection:

- Quelles sont vos compétences en comptabilité générale (merci de détailler vos expériences) ?

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)

Expérience:

- Gestion administrative: 1 an (Requis)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/09/2025