Secrétaire Social(E) Du Pead B/c

Situé au cœur de la Normandie, le Département du Calvados, en charge des solidarités sociales et territoriales, est un acteur majeur de proximité au service des Calvadosiens. Avec ses 3 000 agents, le Département est le deuxième employeur du Calvados. Chaque année, plus de 150 personnes aux profils variés sont recrutées sur la base de leurs compétences et de leurs savoir-être.

Dans le cadre de la mission de service public dévolue à la Maison Départementale de l’Enfance et de la Famille (MDEFC), le/la secrétaire social(e) du PEAD B/C concourt à la mise en œuvre de la politique départementale de l’enfance et de la famille conformément aux orientations définies au sein du schéma départemental de l’enfance, au projet d’établissement de la MDEFC ainsi qu’aux projets de service.

Le PEAD B et le PEAD C sont deux services de Placement éducatif à domicile (PEAD) comptant respectivement 36 places (secteur Caen) et 42 places (18 places secteur Caen et 24 places secteur Lisieux) et accompagnant des enfants de 0 à 18 ans confiés au sein de leurs familles.

Le/la secrétaire est chargé(e) de l’accueil et des travaux administratifs généraux sur ces services.

Le/la secrétaire du service assure l’accueil physique et téléphonique du service, tant pour les familles accompagnées que pour les professionnels, et l’accueil téléphonique du PEAD B.

Le/la secrétaire assure le suivi administratif des dossiers des familles dans le logiciel SILAO.

Le/la secrétaire engage les démarches administratives de préadmission avec les familles en lien avec le chef de service et/ou le responsable adjoint du service : fixation du RV d’admission, récupération des documents à fournir, préparation du document individuel de prise en charge...

A chaque admission, le/la secrétaire actualise la fiche synthétique et prépare le dossier d’admission, ouvre un dossier SILAO et le renseigne, prépare l’avis d’admission, est en lien avec la secrétaire enfance de la Direction de l’enfance et de la famille (DEF)...

Le/la secrétaire est en charge de la mise à jour des dossiers dans SILAO en enregistrant les documents reçus de la DEF (jugements, mandats TISF, soit-transmis, attestations diverses...) et les écrits des professionnels (bilans, notes, réponses au soit-transmis, calendriers...)

A chaque sortie, le/la secrétaire actualise la fiche synthétique et clôt le dossier dans SILAO.

Le/la secrétaire assure la production de statistiques et d’indicateurs nécessaires au rapport d’activité.

Le/la secrétaire peut être sollicitée pour frapper différents courriers ou comptes rendus à la demande du chef de service et/ou du responsable adjoint et travailler sur les documents rédigés par les professionnels du service (lecture, correction et mise en page, transmissions diverses pour signature...)

Lors des congés/absences de collègues secrétaires, le/la secrétaire du service contribue à la réalisation des tâches ne pouvant pas attendre le retour du/de la collègue concerné(e) sollicitées par les responsables des autres services. Le/la secrétaire consulte donc plusieurs fois par jour la boîte mail collective dédiée à cet effet et effectue les tâches sollicitées dès qu’il en a la possibilité. Chaque tâche effectuée fait l’objet d’un traçage dans le tableau dédié à cet effet.

Sur sollicitation de la direction, le/la secrétaire du service peut également être temporairement amené(e) à venir en soutien d’un(e) collègue secrétaire dont la charge de travail peut être plus importante.

D’autres activités secondaires (recherche d’activités, aide et accompagnement de familles dans des démarches, etc.) peuvent éventuellement être discutées avec le chef de service en cas de disponibilité et de besoin.

**Déroulement des activités**

Le/la secrétaire du service organise son travail en fonction des priorités fixées par le chef de service et/ou le responsable adjoint.

En complément des tâches quotidiennes décrites précédemment (accueil physique et téléphonique, gestion du courrier du service, travail sur les écrits...), les principales tâches relatives aux accueils se répartissent comme suit:

- Tâches liées aux pré-admissions
- Suivi du calendrier de pré-admission avec les partenaires
- Envoi du RV d’admission à la famille
- Préparation du document individuel de prise en charge
- Tâches liées aux admissions
- Actualisation de la fiche synthétique et envoi au standard
- Préparation du dossier d’admission
- Ouverture du dossier dans SILAO.
- Préparation de l’avis d’admission et envoi après signature à la secrétaire enfance de la DEF.
- Préparation des attestations diverses (résidence, prise en charge, etc.).
- Actualisation du dossier de l’enfant en fonction des documents transmis par la DEF.
- Tâches liées aux sorties
- Actualisation de la fiche synthétique et envoi au standard.
- Clôture du dossier dans SILAO.
- **Poste ouvert aux** : Titulaires et contractuels de la fonction publique hospitalière.
- **Catégorie / Filière** : B.
- **Corps** : Assistant médico-administratif.
- **Gr