Vaguemestre / Gestionnaire Courrier (Hf) - (H/F)

**Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte**
Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard d’euros.

Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnementparticipez à l’évolution et à la construction de l’avenir d’un des départements les plus attractifs de France

Finalité du poste / Contexte:
Gérer les correspondances, livraisons internes et assurer les fonctions protocolaire
Préparer la distribution et l’expédition du courrier et des colis de l’institution.

**Missions principales**
**Au quotidien, vous**:

- participez aux opérations de gestion des plis de l’Unité Gestion du Courrier,
- assurez la livraison hebdomadaire ou la demande du papier pour photocopieur, des fournitures d’imprimerie, des commandes réalisées par l’imprimerie et du café pour les Directions, Pôles et Services centraux situés à Annecy.
- effectuez des courses diverses (plis urgents, parapheurs ) à la demande de la DGS, du Cabinet, des DGA ou des Directeurs.
- participez à la mise en place du processus de numérisation du courrier
- gérez le courrier « Arrivée » et ( Réception, tri et ventilation) et préparez le courrier « réservé du Président»
- Triez, affranchissez et préparez le courrier « Départ » y compris recommandés, colis et envoi, en nombre (+ de 1000 plis)
- Facturez les services d’affranchissement aux partenaires extérieurs
- Contrôlez la facturation des marchés de routage distribution
- gérez la numérisation et les mandatements des factures du service à l’aide du logiciel financier (e-SEDIT) et suivez les dépenses d’affranchissement (32 machines).
- participez aux réflexions de modernisation des processus et d’optimisation des dépenses d’affranchissement
- gérez l’archivage du service.

**Et à tour de rôle avec les vaguemestres de l'équipe, vous**:

- gérez les circuits de distribution du courrier (tournées) auprès des Directions et des Services Centraux du Conseil départemental basés sur Annecy ainsi que la circulation des parapheurs entre les différentes directions,
- triez et livrez l’ensemble de la presse à la Direction Générale des Services et à l’Hôtel du Département.
- assurez les fonctions d’huissier lors des séances publiques de l’Assemblée départementale.

**Compétences, qualités requises / conditions d'exercice**
**Pour réussir sur ce poste vous disposez nécessairement de ces savoir-faire justifiés par une expérience**:

- Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l'institution
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel), connaissances du logiciel Adobe Acrobat Professional apprécié
- Logiciel E-SEDIT
- Permis B impératif,
- Apte au port de charges,

**Vos savoir-être sont le / la**:

- Discrétion et devoir de réserve
- Sens du travail en équipe
- Méthode, rigueur
- Qualités relationnelles
- Aptitudes organisationnelles et polyvalence

Ce poste nécessite des conditions d'exercice particulières dont vous devez tenir compte:
**Contraintes horaires selon un planning établi pour l’équipe des vaguemestres (à tour de rôle)**:

- **le matin à partir de 6h45 pour la livraison de la presse ;**:

- **lors des séances publiques.