Stagiaire Coordinateur Opérationnel évènements Sud-ouest

**L'entreprise**
Surplombant les 70 hectares du golf de Seignosse qui s’étend jusqu’à l’Océan, entouré de pins et de chênes lièges, 70 Hectares... & l’Océan se fond dans la forêt landaise.

Chacune de ses 32 chambres et suites s'ouvre par de larges baies vitrées sur la cime des pins.

Son restaurant fusion SEI puise son inspiration dans l'esthétique japonaise, entre artisanat traditionnel et atmosphère feutrée, rappelant les échoppes intimistes et les lieux de convivialité où l'on prend le temps de savourer. SEI vous invite à vivre une expérience culinaire où la gastronomie japonaise rencontre les produits du terroir landais.

À l'extérieur, lanternes et Koinobori flottent au vent, tandis que la terrasse s'étend naturellement vers la piscine et ses transats, abolissant les frontières entre les espaces.

Une référence subtile à **La Grande Vague de Kanagawa** de Hokusai traverse l’ensemble du concept, un écho à la proximité de l’océan Atlantique et à l’énergie vibrante de Seignosse.
**Description du poste**
Nous recherchons notre stagiaire coordinateur opérationnel évènements Sud-Ouest

Vos missions:
**Gestion opérationnelle de l’évènement**:
Logistique et coordination:

- Participer à la préparation des événements (séminaires, mariages, réceptions, soirées à thème) sur les trois Maisons du Sud-Ouest.
- S’assurer de la compréhension de la fiche de fonction et de la connaissance des spécificités de chaque évènement par les équipes opérationnelles.
- Gérer la coordination avec les prestataires (traiteurs, décorateurs, animateurs) et être le contact référent pour eux.
- Vérifier la mise en place des salles selon les désirs du client ainsi que le bon fonctionnement des équipements.
- Être mobile sur les trois Maisons.

Accueil et suivi client:

- Accueillir les clients et les prestataires le jour J et être le contact principal du client sur place.
- S’assurer du bon déroulement de l’évènement.
- Assurer le suivi des demandes spécifiques et des besoins logistiques.
- Participer à la résolution des imprévus en collaboration avec les équipes.

Polyvalence opérationnelle:

- Être en support des équipes opérationnelles (F&B, hébergement) en cas de besoin ou de pick d’activité soudain.
- Maitriser les tâches fondamentales de chaque service.

**Collaboration avec les autres services et les différentes Maisons**:
Communication interne:

- Transmettre les informations client aux services concernés (cuisine, service en salle, réception, housekeeping).
- Assurer le lien entre le service commercial, l’hébergement et la restauration.
- Participer aux réunions de service et transmettre les informations nécessaires.
- Contribuer à l’amélioration des process internes en étant force de proposition pour les faire évoluer.

Communication inter-Maisons:

- Assurer la bonne transmission des informations entre les deux hôtels ainsi que la Cabane.
- Adapter l’organisation et le déroulé des évènements selon les spécificités et process propres à chaque Maison.
- Être le contact référent des équipes sur place lors de l’évènement.

Site web et outils digitaux:

- Assister à la gestion des réservations des groupes en ligne et des demandes d’informations (Zenchef).
- Maitriser BackYou, outil de création et de suivi des dossiers groupe.
- Connaitre et savoir lire le PMS, Opéra.

**Profil recherché** Votre profil**:

- Sens de l'organisation et rigueur.
- Capacité à travailler en équipe et à s'adapter rapidement.
- Sens du service client et passion pour l’hôtellerie.