Chargé(E) D'accueil

**Entreprise**:
L’école de condé est l’un des principaux établissements supérieurs privés d’enseignement du design, de l’image, de l’artisanat et du patrimoine. Elle regroupe, sur ses 8 campus (Bordeaux, Lyon, Marseille, Nancy, Nice, Paris, Rennes et Toulouse) 4000 étudiants et propose des programmes de Mastères (Bac+5). Son ambition est d’être un lieu de vie où les étudiants de toutes les formations travaillent sur des projets concrets, en développant des collaborations. Les quatre pôles : Design (graphisme, architecture intérieure, produits et mode), Image (photographie, illustration, cinéma d’animation 2D-3D), Artisanat (Accessoires de mode, Céramique contemporaine) et Patrimoine (restauration en peinture, arts graphiques, céramique) couvrent l’ensemble des champs de la création contemporaine et permettent de nombreuses interactions. L’école de condé s’est engagée, via la signature de son Manifeste, à œuvrer pour la transition environnementale et être l’incubateur du monde de demain.

**Descriptif du poste**:
Le/la chargé(e) d'accueil est le premier point de contact pour les visiteurs, parents, élèves et intervenants au sein de EDC Bordeaux.

Il/elle assure un accueil professionnel et efficace tout en veillant à la sécurité et à la bonne circulation des informations au sein de l’école.

**Missions principales**:

- Accueil_
- Accueillir, orienter et renseigner les visiteurs, parents, élèves et membres du personnel, prestataires extérieurs
- Être capable de renseigner des parents / étudiants immédiatement sur des questions simples
- Planifier les rdv des équipes administratives
- Gérer les appels téléphoniques, filtrer et transmettre les appels ou messages aux interlocuteurs concernés
- Assurer la gestion des mails de l'accueil et répondre aux demandes d'informations
- Gestion administrative_
- Maintenir à jour le registre des visiteurs
- Traiter le courrier entrant et sortant, en assurer la distribution ou l'expédition
- Gérer les fournitures de bureau et autres matériels nécessaires pour l'accueil ainsi que les achats de l’établissement (fournitures, alimentaires, réservations diverses, atelier, petit matériel, consommables divers)
- Collaborer avec les services administratifs pour la mise à jour des fichiers, listes et autres documents de suivi
- Campus_
- S'assurer de la propreté et du rangement permanents de l'accueil
- Vérifier la bonne tenue des espaces communs en vue des visites de prospects ou entreprises
- Communiquer avec les personnes concernées (professeurs, service entretien) pour maintenir les lieux dans un état impeccable
- Matériel_
- Suivi du prêt de matériel
- Gestion des photocopieurs du site principal : stocks d'encres et papiers
- Remonter les éventuels problèmes de fonctionnement au SI ou au prestataire qui gère la maintenance
- Gestion du traceur : papier et encre, maintenance
- Sécurité et surveillance_
- Veiller à la sécurité de l'entrée de l'établissement en contrôlant l'accès et en appliquant les procédures de sécurité
- Signaler tout comportement suspect ou incident à la direction

**Missions annexes/complémentaires**:

- Apporter un soutien administratif aux enseignants et aux services administratifs en fonction des besoins
- Aider à la préparation et à l'organisation d'événements scolaires (réunions, conférences, journées portes ouvertes)
- Fournir une assistance ponctuelle aux élèves en cas de besoin

**Profil**:

- Grande capacité d’écoute et de concentration
- Prise d’initiatives
- Rigueur, autonomie et organisation dans un environnement animé
- Qualités relationnelles auprès de jeunes publics et d’intervenants variés
- Vous avez déjà occupé un poste équivalent et êtes à l’aise sur tous les modes de communication (téléphone, mails, messageries diverses)
- Communiquant souvent par écrit, votre orthographe doit être irréprochable
- Vous aimez passer d’une mission à l’autre et saurez donc faire le grand écart entre missions administratives, participer à la vie de l’école et aux évènements de type salons ou portes ouvertes

**Horaires**:
**8h-16h**

**Poste en 35h**
- **Date de début**: Dès que possible
- **Poste proposé à**: BORDEAUX (33000)
- **Rémunération**: 1800 euros bruts/mois
- **Poste en**: CDI