Responsable Du PÔle Administratif

Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au cœur de la Métropole européenne de Lille (Mel).. Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées. Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises. Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...). Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière". Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux La mission du service Jeunesse et sports est de permettre la pratique sportive sous toutes ses formes au plus grand nombre. Pour mener à bien cet objectif, le service Jeunesse et Sports se compose de 123 agents répartis selon 6 domaines d'intervention: - Secteur Jeunesse (9 agents) - Manifestations, intendance et logistique et régie des équipements municipaux (24 agents) - Entretien et maintenance des équipements (27 agents) - Éducation et animation par le sport (11 agents) - Équipements aquatiques (44 agents) - Gestion administrative et financière et relations à l’usager (8 agents) - **Pilotage du poste**: Mettre en œuvre les orientations Accompagner les changements induits par une nouvelle organisation Coordonner, expliquer les consignes aux agents Communiquer sur les enjeux et finalités du pôle Analyser les besoins d'évolution en compétences Élaborer des notes, établir des bilans statistiques - ** Encadrement d'équipe**: - Programmer, planifier, piloter et suivre la réalisation des opérations - Organiser des réunions d'équipe - Évaluer les agents - Participer à l'élaboration du plan de formation - Participer au recrutement par le suivi des demandes d'emploi - ** Instruction des dossiers et gestion administrative**: - Appliquer les procédures administratives - Élaborer, suivre et évaluer les documents administratifs (contrats d'objectifs, délibérations, conventions) - Transmettre les documents administratifs (conventions, arrêtés) - Élaborer les plannings annuels des installations sportives - Élaborer des rapports relatifs aux Assemblées Générales pour les Élus - Recenser les demandes de créneaux - ** Exécution d'opérations budgétaires**: - Effectuer le suivi financier des dépenses et recettes du pôle - Examiner et suivre les demandes de subventions en lien avec l'Office Municipal du Sport - Être l'interlocuteur des collectivités publiques au titre de la perception et des subventions allouées aux clubs - Réaliser la facturation des prestations contractualisées avec un partenaire extérieur - Préparer le budget alloué aux subventions - Élaborer et présenter le budget primitif - ** Accompagnement et traitement de la demande d'un usager**: - Conduire un entretien et analyser la demande - Informer et conseiller l'usager dans ses démarches - Accompagner l'usager dans la constitution de son dossier - Examiner la recevabilité de la demande - Enregistrer et traiter les réclamations Connaissances des progiciels : GMA, Sedit RH, Finances, Airdélib, GP2T Connaissances du mouvement sportif local - ** Savoir**: Connaissance des procédures administratives, financières et juridiques Maitrise de la réglementation relevant du conventionnement Connaissance du mouvement sportif, des territoires et partenaires institutionnels Techniques de management Technique de renseignement de tableaux de bord - ** Savoir faire**: Piloter et animer une équipe Conduire et animer une réunion Utiliser les progiciels et outils bureautiques Coordonner, expliquer les consignes et donner des instructions opérationnels aux agents du pôle Rédiger et synthétiser tout document administratif - ** Savoir être**: Capacité à respecter les délais imposés Disponibilité, ponctualité, assiduité et rigueur Capacité à communiquer, à s'exprimer verbalement et/ou par écrit Capacité à être à l'écoute des autres Capacité à négocier**Soucieux de la qualité de vie et du bien-être au travail, la Mairie de Villeneuve d’Ascq facilite l’équilibre des vies professionnelle et personnelle en offrant**: - La possibilité de travailler sur 4 jours, 4 jours et demi ou 5 jours - 4 temps de travail possibles : 35h, 36h13 (générant 6 RTT/an), 37h13 (générant 12 RTT/an), 38h13 (générant 18 RTT/an) - Un service de médecine du travail, les services d’une assistante sociale, d’une psychologue et d’une coach **Les avantages** - Rifseep, - Chèques déjeuner d’un montant de 7.60€ (participation employeur de 60%) - C.E.T monétisable, - Forfait mobilité durable - La mairie de Villeneuve d’Ascq privilégie l’utilisation des transports en commun et rembourse les frais de transport à hauteur de 75% - Amicale du personnel et Cnas : chèques vacances, offre complète de services : cu