Assistant D'élus

Description du poste

Filière : Administrative

Grade : Rédacteur ; Rédacteur principal de 2ème classe ; Rédacteur principal de 1ère classe ; Adjoint administratif

Catégorie du poste : B ; C

Temps de travail : Temps complet

A compter du : Dès que possible

Type d'offre : Vacance de poste

Mode de recrutement : Statutaire ou à défaut contractuel

**Missions**:
L’agent est chargé de:

- Assister les élus référents de la Transition écologique dans leurs activités
- Assurer l’organisation et le suivi de la Commission Transition Ecologique et Cadre de Vie pour la Ville de Metz
- Organiser des réunions complexes pour les élus de la Ville de Metz et de l’Eurométropole de Metz
- Assurer les fonctions d’accueil et de courrier en binôme avec l’assistante de la Direction Transition écologique
- Assurer toute action nécessaire à l'absolue nécessité de continuité du service public

**Activités principales**:
**Assister les élus référents de la Transition écologique dans leurs activités**
- Renseigner et suivre les agendas des élus référents de la Transition écologique
- Organiser des rendez-vous
- Planifier et organiser des réunions complexes (comités de pilotages, réunions entre élus, réunions avec des partenaires extérieurs, etc.) : interface avec les autres assistantes d’élu, réservation de dates et de salles, envoi des invitations, relances, etc.
- Etablir et tenir à jour un listing des contacts des élus
- Assurer le suivi des courriers et doléances adressés aux élus
- Rédiger et classer des courriers
- Etablir les ordres de mission des élus, réserver les transports, hébergement, etc. pour leurs déplacements et établir les états de frais de mission
- Commander des fournitures administratives, cartes de visites, etc.
- Gérer les boîtes mail des élus référents et assurer un suivi sur l’ensemble des logiciels métiers (e-sedit, e-signature, etc.)
- Relire les documents administratifs proposés à la signature des élus (courriers, notes, etc.)
- Préparer les fonds de dossiers pour les élus référents dans le cadre de leurs délégations et représentations

**Assurer l’organisation et le suivi des Commissions Transition Ecologique et Cadre de Vie de la Ville de Metz**
- Inscrire les points au Conseil Municipal (Airs Délib)
- Intégrer dans le logiciel de délibération les projets de délibération et leurs annexes
- Organiser les Commissions : établir l’ordre du jour, réaliser l’invitation des élus et services, réserver la salle, gérer l’extranet élus,
- Rédiger le compte-rendu des commissions, les mettre à la signature de la Présidente de commission et les diffuser,

**Assurer les fonctions d’accueil et de gestion du courrier en binôme avec l’assistante de la Direction Transition écologique**
- Assurer la continuité de l’accueil téléphonique et de l’accueil physique du 5 rue des Récollets
- Accueillir les personnes qui ont une réunion avec un élu
- Informer et orienter les personnes qui viennent sur site
- Gérer la réservation des salles de réunion du 5 rue des Récollets
- Assurer la liaison avec le concierge des Récollets

**Réaliser la gestion du courrier**
- Contribuer à l’organisation de conférences, rédaction de courriers, publipostages, établissement de bons de commande sous e-achats
- Travail en binôme avec l’assistante de la Direction Transition écologique

**Compétences requises**:
**Savoir**:

- Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
- Maitrise de l’expression écrite et orale
- Adaptation aux changements administratifs et collectifs

**Savoir faire**:

- Maitrise des outils bureautiques (Teams, Word, Excel, Airs courriers, Airs Délib ) et des procédures administratives
- Gestion et suivi des agendas
- Techniques de classement et d'archivage

**Savoir-être**

Aisance relationnelle, sens de l'écoute et diplomatie

Aisance rédactionnelle, esprit de synthèse

Autonomie, esprit d'équipe et rigueur dans l’organisation du travail

Curiosité professionnelle

Discrétion, réactivité et respect de la confidentialité

**Conditions de travail**:
Poste à pourvoir dès que possible
- Cet emploi est ouvert aux personnes en situation de handicap_