Customer Service Representative

Le représentant du service client (RSC) est responsable de toutes les fonctions liées à l'exécution des commandes pour l'organisation. L'exécution des commandes commence par la gestion de la demande et comprend la réception des bons de commande ou des bons de sortie dans le cadre d'une commande permanente et la coordination avec la planification et l'expédition (logistique) pour assurer les plus hauts niveaux de satisfaction des clients.

Le représentant du service client est le représentant interne du client et il est chargé de travailler à la fois avec le client et les différents membres du personnel de SPIROL pour s'assurer que tous les besoins du client sont satisfaits en temps voulu. Cela implique de travailler avec le client pour s'assurer qu'il passe ses commandes auprès de SPIROL avec suffisamment d'anticipation pour produire les pièces de manière rentable et pour assurer une livraison sans faille à la date requise par le client.

Le représentant du service client examine et remonte les problèmes des clients aux niveaux de gestion appropriés pour s'assurer que l'expérience du client correspond à la vision de SPIROL. Dans le cadre de ce processus, le représentant du service client fait en sorte d'être innovant et d'épuiser toutes les options disponibles dans le but de satisfaire le client avec le service et le soutien de SPIROL, tout en garantissant les meilleurs intérêts de SPIROL.

**Exécuter la Gestion de la demande pour les clients existants**:
a. Responsable de la gestion active de la demande des clients, et du maintien du taux de remplissage des usines de SPIROL durant la période couverte, afin d'assurer une planification et une exécution efficaces de la fabrication. En général, il s'agit d'une demande ferme et d'une prévision à 9 mois dans le futur.
b. Solliciter de manière proactive les commandes des clients lorsque les commandes FERMES du client tombent en dessous d'un seuil ferme raisonnable (généralement 13 semaines dans le futur) et examiner les tendances des commandes-types (en hausse / en baisse) pour identifier les changements à apporter au personnel de planification de la fabrication.
c. Solliciter de manière proactive les informations relatives aux PRÉVISIONS des clients, afin d'obtenir une visibilité maximale de la demande totale attendue des clients. Cela inclut la saisie des prévisions dans le système ERP de SPIROL et la gestion active de leur exactitude

Fournir une réponse rapide et précise aux commandes et aux demandes de renseignements des clients, en développant de solides relations d'affaires personnelles avec les clients. Le délai est défini comme étant de 8 heures ouvrables ou dans le créneau de réponse prévu par le client, selon le délai le plus court. L'objectif est de dépasser les attentes du client.

Examiner, documenter et tenir à jour la documentation des exigences spécifiques du client en
matière de service à la clientèle afin que tout représentant du service client puisse traiter les commandes efficacement à l'avenir.
a. S'assurer de l'existence de l'approbation de conditions/prix spéciaux propres à un client, le cas échéant.
b. Tenir à jour le carnet d'adresses des clients, y compris les notes sur l'expédition/la liste de colisage.
c. Tenir à jour la référence croisée des numéros de pièces du client (numéro et niveau de révision).

Effectuer la vérification de la commande sur toutes les commandes entrantes et les bons de
sortie pour s'assurer que tous les aspects sont conformes aux conditions convenues, y compris, mais sans s'y limiter, le prix, la livraison et les conditions de paiement.
a. Surseoir au traitement de toute commande qui ne passe pas la vérification de la commande. Cela n'enlève rien à la responsabilité du traitement rapide de la commande. Le représentant du service client doit se coordonner avec le service commercial ou le personnel SPIROL compétent pour assurer un traitement rapide de la commande afin de minimiser l'impact sur le client.

Communiquer et résoudre de manière proactive, et/ou coordonner la résolution des problèmes

**suivants avec les clients**:
a. les modifications du calendrier de livraison (retards de production).
b. les problèmes de livraison et de fret prévus (vacances, grèves, envois manquants ou endommagés). Le RSC doit avoir une connaissance de base de la logistique.
c. les légers problèmes de recouvrement (comptes débiteurs / factures en souffrance / crédits et débits ouverts) qui pourraient entraîner un retard d'expédition.
d. tout autre sujet qui pourrait potentiellement avoir un impact négatif sur un client ou sur SPIROL.

Saisir les plaintes des clients dans le système approprié afin de s'assurer que le client reçoive une réponse en temps opportun.
a. Coordonner le traitement des crédits clients résultant de pièces non conformes,
d'erreurs de facturation/de tarification, d'autres ajustements nécessaires, et lancer des