Assistant de Direction À La Direction Generale

Avec 97 453 habitants au 1er janvier 2021, Nanterre est la sixième ville d'Ile-de-France. C'est aussi un important pôle d'emplois (95 319 salariés), d'équipements et une ville universitaire d’envergure.

Avec une directrice générale des services et cinq directeurs généraux adjoints, la direction générale des services municipaux a pour mission de traduire les orientations politiques en objectifs de travail stratégiques et concrets pour les 21 directions de la ville.

Elle assiste les élus dans les pôles dont ils ont la charge pour mener la bonne mise en œuvre des politiques publiques. Elle pilote et coordonne l’activité générale des services, rend compte de l’avancée des dossiers aux élus. Elle appuie les directions dans leur gestion, garantit la bonne mise en œuvre des décisions prises et veille à la bonne exécution générale du budget.

Si vous aspirez à être un acteur clé dans la réalisation des objectifs municipaux, à piloter et coordonner des projets stimulants, n'hésitez pas à postuler à cette opportunité exceptionnelle d'implication dans la gestion dynamique de la ville de Nanterre.
- Assurer le soutien administratif, organisationnel logistique de la direction générale afin de garantir la fluidité de l’information, le suivi des dossiers et la qualité des relations avec les services et partenaires
- Participer au quotidien à l’organisation, la gestion, la communication, l’information, l’accueil, le classement et le suivi des dossiers
- Suivi des instances en lien avec les assistantes de la DGS et le secrétariat général
- Assurer le suivi des coordination d’été en lien avec les DGA
- Préparation (finalisation de l’ordre du jour) participation (prise de notes, compte rendu) et suivi des coordinations d’été (relance et points d’étape avec les services)
- Préparation et suivi des réunions de COPOL en lien avec les DGA et le secrétariat du cabinet du maire et des élus
- Accueil physique, téléphonique (recevoir, comprendre les demandes, filtrer et réorienter les appels téléphoniques)
- Réception, traitement et diffusion de l’information (appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser l’information, recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, mobiliser les techniques de base et outils de communication,
- Préparation des instances et réunions stratégiques : revues de projets, copil, réunions de pole, coordination mission de quartier, réunions de préparation budgétaires.
- Assurer l’organisation logistique des réunions : convocations, ordre du jour, conciliation des agendas, réservations de salles, relances, respect des délais de transmission des documents.
- Gestion des courriers et des parapheurs (arrivée et départ) ; prétraitement du courrier destiné aux DGA sur ELISE
- Gestion des agendas et tenue des plannings (prise de rendez-vous)
- Saisie de notes, courriers et comptes rendus
- Archivage et classement (classement des dossiers et documents inhérents à l’activité) sur l’espace numérique et l’espace collaboratif de travail.
- Assurer l’interface avec les directions des différents pôles.
- Travailler en transversalité avec les assistantes de la DGS
- Prise de relais de ses collègues pendant les congés pour assurer l’assistanat des directeurs généraux adjoints et de la directrice générale des services
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, logiciels métiers de la collectivité)
- Capacité rédactionnelle et aisance à l’oral
- Rigueur, sens de l’organisation et gestion du temps
- Réactivité et capacité à gérer les imprévus
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe (coopération avec élus, direction, agents)
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
- Capacité d’adaptation (à des interlocuteurs variés, à des changements de priorités)
- Esprit d’initiative et autonomie dans la gestion des missions courantes
- Expérience confirmée dans un poste d’assistanat de direction, assistant manager, assistante juridique et administrative, idéalement en collectivité territoriale, secteur public, para public ou privé en fonction de profil
- BAC + 2 OU PLUS
- Avoir la possibilité de prendre part aux projets innovants d’une ville en transformation et tenant compte des défis sociaux et écologiques
- Avoir accès à une organisation de travail en faveur de la conciliation d’une vie professionnelle et d’une vie personnelle (droits à RTT, etc.)
- Travailler au cœur d’une ville dynamique accessible en transports en commun (RER, bus)
- Accéder à une politique RH active source d’évolution professionnelle, de développement des compétences et de reconversion professionnelle
- Profiter d’une politique de rémunération et d’avantages sociaux attractifs : accès au restaurant d’entreprise, participation à la mutuelle, indemnité kilométrique vélo, Comité national d'action sociale, régime indemnitaire etc