assistant de direction f/h

Avec habitants au 1er janvier 2021, Nanterre est la sixième ville d'Ile-de-France. C'est aussi un important pôle d'emplois salariés), d'équipements et une ville universitaire d'envergure.

Au sein de l'équipe de Direction l'urbanisme, venez contribuer à assurer la cohérence et les liens entre les politiques publiques de la Ville de Nanterre en termes d'aménagement. A proximité immédiate du pôle d'affaires de la Défense, au sein de l'Intercommunalité de Paris Ouest la Défense et de la Métropole du Grand Paris, vous contribuerez à relever les défis spécifiques d'une ville populaire poursuivant sa rénovation urbaine, porteuse d'une vision métropolitaine accessible à toutes et tous.

• Assurer les missions de secrétariat de la Direction auprès de son.a et des différents services qui la composent
• Etre le.a référent.e de la Direction pour les questions transversales à la Direction Générale en lien avec l'Assistant.e de la Direction de l'Habitat et du logement et le Service administratif et financier de la Direction générale
• Apporter un appui sur les tâches administratives aux autres services de la Direction Générale (Mission transition écologiques, Service administratif et financier, Mission observatoire des données urbaines)
• Assurer une certaine polyvalence avec l'Assistante de la Direction de l'Habitat et du logement

1 Secrétariat de Direction

• Collaborer avec le.a sur toutes les questions administratives
• Organiser les réunions et planifier les agendas pour le.a et pour les services et coordonner les réunions entre les 3 services (Service planification projets urbains, Service droit des sol et Service foncier) et le Chef de projet mobilités/transports. Préparer les dossiers et les supports des réunions internes (réunion des directeurs, comités de pôle, points avec les maires-adjoints, réunions techniques…) et partenariales (aménageurs, NCH, ANRU, MGP, IDFM,SGP,…) et rédiger certains comptes rendus
• Etre garant.e de la centralisation et de la circulation des informations administratives au sein de la Direction (traitement des courriers et des parafeurs, élaboration de tableaux de bord et de bases de données, établissement de notes de procédure pour l'ensemble de la direction…) et de l'accueil
• Etre référent.e des procédures administratives internes de la direction et des moyens mis à disposition (utilisation d'outils communs, fournitures, matériel informatique, accueil des nouveaux arrivants…)
• Intervenir en appui de le.a sur la gestion des informations RH (recensement des heures supplémentaires, déplacements, information sur les congés…)

2 Missions transversales

• Préparer et suivre les Conseils municipaux et territoriaux, en relation avec les services de la Direction, le Chef de projet mobilités/transports et la Responsable administrative et financière de la Direction générale (préparation et diffusion de la liste des affaires, rassemblement des dossiers pour formalisation définitive…)
• Recenser et transmettre les informations RH (demandes de recrutement, demandes de formation, départs des agents…) au Service administratif et financier de la Direction générale

• Centraliser et transmettre les éléments financiers permettant l'exécution budgétaire au Service administratif et financier de la Direction générale

• Expérience dans une fonction similaire appréciée

• Maîtrise des outils de bureautiques et adaptabilité aux nouveaux logiciels
• Maîtrise de l'orthographe et qualités rédactionnelles
• Capacité à communiquer et faire passer les orientations de la direction dans la vie quotidienne du secrétariat
• Capacité à organiser, gérer les priorités
• Qualités relationnelles et discrétion
• Esprit d'initiative, autonomie
• Sens du travail en équipe

• Secrétariat/gestion

• Avoir la possibilité de prendre part aux projets innovants d'une ville en transformation et tenant compte des défis sociaux et écologiques

• Avoir accès à une organisation de travail en faveur de la conciliation d'une vie professionnelle et d'une vie personnelle (droits à RTT, télétravail etc.)
• Travailler au cœur d'une ville dynamique accessible en transports en commun (RER, bus)
• Accéder à une politique RH active source d'évolution professionnelle, de développement des compétences et de reconversion professionnelle
• Profiter d'une politique de rémunération et d'avantages sociaux attractifs : accès au restaurant d'entreprise, participation à la mutuelle, indemnité kilométrique vélo, Comité national d'action sociale, régime indemnitaire etc…