Gestionnaire Administratif.ve Au Sein de L’ecole Doctorale

et questions liées au doctorat, le suivi de l’offre de formation et des enseignements, l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants au sein de ses formations, la professionnalisation, le traitement des conventions de stage, l’accompagnement des étudiants en situation de handicap, la vie étudiante.

La DEVE accueille une École doctorale multidisciplinaire (organisée en 11 formations doctorales) et deux Écoles doctorales en co-accréditation avec d’autres établissements d’enseignement supérieur. L’École doctorale définit la politique d'admission des doctorant.es, organise leur formation (notamment, la formation à l'éthique de la recherche et à l'intégrité scientifique) et favorise l'acquisition d'une culture pluridisciplinaire dans le cadre d'un projet scientifique cohérent, participe à la visibilité internationale de l’établissement par la mise place de conventions de cotutelle internationale (actuellement au nombre de 200 environ), veille au respect des principes de la Charte du doctorat de l’établissement en conformité avec les arrêtés ministériels réglant le diplôme national du doctorat, met en place l’organisation destinée à assurer au/à la doctorant.e une relation sereine et efficace avec son encadrant.e ainsi qu’avec l’établissement, prépare l'insertion professionnelle des docteur.es et veille au suivi de leur parcours professionnel.

Le service de l’Ecole doctorale et des ED partenaire est composé de 6 agents. Le.la gestionnaire administratif.ve est placé-e sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service.

**MISSIONS**:
Le.la gestionnaire administratif.ve contribue à la réalisation des missions du service de l’ED et assure, dans le respect des techniques, des règles et des procédures, les actes de gestion liés d’une part à la diffusion de l’information pour les doctorant.es et d’autre part à la gestion des données et tableaux de bord du service.

Il.elle contribue de façon plus générale à la vie de l’équipe et assiste ses collègues du service selon les besoins et en cas de charge particulière.

**ACTIVITES PRINCIPALES**:
Diffusion de l’information
- Maintien et mise à jour de l’information sur tous les supports utilisés et tout au long de l’année en fonction de périodicité des différents sujets (admission, inscription, financements, formations, offres d’emploi).

Gestion administrative- Gestion des admissions en RDL et HDR
- Gestion du périmètre de l’ED : gérer les affiliations et les désaffiliations des encadrant.es de l’ED et assurer la mise à jour de la base de données.
- Gestion des aides à la reproduction de la thèse et des nouvelles aides crées par l’ED
- Appui à l’organisation des conseils de l’ED
- Appui à l’organisation des formations du parcours doctoral
- Maintien et actualisation des tableaux de bord de l’ED
- Mises en forme des procédures du service et participation à la construction du recueil des procédures
- Classement, archivage et mise en qualité des données des différents dossiers gérés

**COMPETENCES REQUISES**:
**Connaissances**
- Connaissance du système universitaire et de l'organisation des études au sein de l'enseignement supérieur
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative
- Connaissance des techniques de communication
- Techniques d'élaboration de documents
- Culture internet

**Compétences opérationnelles**
- Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Mail, Word, Excel, Ppt)
- Savoir prévoir, planifier, hiérarchiser ses actions
- Savoir respecter le calendrier des actions, les échéances
- Agir avec rigueur et méthode
- Être capable de communiquer par écrit et par oral
- Capacité rédactionnelle
- Savoir rendre compte
- Faire appliquer des procédures
- Élaborer des tableaux de suivi

**Compétences comportementales**
- Être fiable et rigoureux
- Collaborer et travailler en équipe
- Coopérer avec les services internes et externes de l’établissement
- Avoir une qualité relationnelle
- Prendre des initiatives, être réactif

**PROFIL RECHERCHE**:

- Niveau bac exigé pour les agents.es contractuels.es
- Avoir une expérience de travail en milieu universitaire
- Une connaissance du logiciel APOGEE et une capacité à échanger en anglais seraient un plus