Coordinateur(Trice) Des Secrétariats Médicaux

**Descriptif**

Présentation générale:

- prise de poste attendue au 15 décembre pour tuilage de deux mois
- temps plein, du lundi au vendredi
- forfait cadre, 25 CA/19 RTT
- grade assistant médico-administratif, adjoint des cadres ou attaché d’administration hospitalier
- possibilité de toucher l’IFTS

Mission générale
Assurer l’encadrement de l’équipe des assistants médico-administratifs, en vue d’organiser, de coordonner, de mettre en œuvre, de contrôler et d’évaluer les tâches de secrétariat médical au sein des différents sites
Elaborer et gérer les plannings des assistants médico-administratifs.
Fonctions principales
1. Organisation, coordination des tâches
Mettre en œuvre et ajuster en tant que de besoin la (ou les) organisation(s) nécessaire(s) au bon fonctionnement des secrétariats médicaux.
Confirmer le travail et les tâches qui relèvent de chacune des assistants médico administratifs compte tenu de leur affectation.
Fixer des objectifs aux équipes, élaborer le programme de travail, en assurer la coordination en vue de rationaliser la mise en œuvre des tâches de secrétariat, et d’optimiser l’efficacité et la qualité du travail.
Assurer la diffusion aux assistantes médico administratives de toutes les informations indispensables au fonctionnement du secrétariat médical et les informations institutionnelles
Assurer la gestion des agendas des consultations des médecins dans les logiciels Cristal-Net et Easily.
Coordonner l’arrivée des médecins pour tous les besoins administratifs, informatiques, accès, ordonnances, tampons
Participer aux réunions concernant son domaine de compétences.
2. Recrutement des assistantes médico administratives avec entretien de recrutement et tests bureautiques.
3. Réalisation de l’entretien professionnel et de formation.
4. Elaboration et gestion des plannings
Le coordinateur des assistants médico administratif organise leur planning compte tenu des droits à congés, RTT, formation et autres absences statutaires en utilisant le logiciel Chronotime
Il assure la gestion des absences pour maladie, accident du travail, etc. en veillant au maintien de l’organisation et à la continuité du service.
5. Elaboration et mise à jour des profils de poste, fiches de postes.
6. Elaboration et mise à jour protocoles et modes opératoires.
7. Planification des stages : réception des demandes des stagiaires, recherche de lieux de stage, transmission des avis à la direction des ressources humaines, accueil des stagiaires et tutorat, évaluation du stage.
8. Médiation
Le coordinateur de l’équipe des assistants médico administratifs de l’établissement assure le lien entre les différentes équipes d’assistants médico administratifs. Il rend compte auprès du directeur des ressources humaines de l’organisation et des actions qu’il met en œuvre.
9. organisation de réunions avec les assistantes médico administratives
Liaisons hiérarchiques
Le coordinateur de l’équipe des assistants médico administratifs dépend hiérarchiquement du directeur des ressources humaines.
Liaisons fonctionnelles
Le coordinateur de l’équipe des assistants médico administratifs travaille en lien étroit avec tous les professionnels impliqués dans le circuit des patients et des informations les concernant.
Connaissances et compétences
- Maîtrise des fonctions des assistants médico administratifs
- Connaissance de l’hôpital et de son organisation
- Connaissance des outils informatiques et de communication
- Connaissance du dossier patient informatisé
- Connaissance en méthode et pratique de management d’une équipe
- Maîtrise du logiciel de gestion du temps Chronotime et du dossier patient informatisé Easily et Cristal-net, logiciel de reconnaissance vocale, logiciel de gestion téléphonique (KIAMO)

Qualités
- Ayant le sens du contact et de l’autorité, le coordinateur de l’équipe des assistants médico administratifs est rigoureux et organisé.
- Il sait prendre les décisions adaptées aux situations auxquelles elle est confrontée.
- Il sait fixer des priorités et hiérarchiser le travail.
- Il est soucieux de l’équité et de la confidentialité des informations.
- Ayant un bon esprit de synthèse, il sait rendre compte et prendre des décisions à bon escient.

**Personne à contacter**
CENTRE HOSPITALIER NORD DEUX SEVRES
DRH
13 rue de Brossard
79200 PARTHENAY