Assistant Administratif

**À propos de nous**:
L’Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l’enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté.

Avec plus de 30 000 étudiants et 2 000 enseignants-chercheurs, elle s’appuie sur une administration innovante et des synergies renforcées pour relever les défis académiques, scientifiques et sociétaux d’aujourd’hui et de demain.

Ce que l’université vous propose:

- Organisation flexible avec plusieurs formules horaires et la possibilité de travailler sur 4,5 jours
- Droit aux congés annuels de 25 jours, auxquels s’ajoutent des jours supplémentaires au titre de l’ARTT (aménagement et réduction du temps de travail), au prorata du volume horaire et de la durée du contrat.
- Possibilité de développement professionnel en interne et externe (concours, mobilité, formation continue )
- Accès à des prestations d’action sociale (aide aux loisirs culturels et sportifs pour les personnels et leurs enfants, restauration ) et d’offres variées du service sciences, arts et culture (animations, expositions, conférences )

A l’UMLP, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences et toutes les personnalités. L’université s’inscrit dans une politique d’inclusion et de non-discrimination.

**Mission**:
Vous recherchez des missions passionnantes et innovantes qui ont du sens et vous souhaitez vivre une expérience professionnelle pleine de défis : Alors rejoignez l’Université Marie et Louis Pasteur

**Positionnement dans le service - Nombre de personnes encadrées**:
N+1 : Sera sous l’autorité du responsable du service scolarité

N-1 directs : l’assistant.e sera en lien direct avec l’ensemble de l’équipe composée de 4 permanent

**Définition de la fonction**:
L'assistant administratif (F/H) en scolarité universitaire gère les inscriptions des étudiants en vérifiant la conformité des dossiers et en coordonnant les différentes étapes administratives. Cette personne assure la communication des informations aux étudiants.

**Champ des relations**:
L'assistant administratif (F/H) en scolarité universitaire interagit avec l’ensemble du service ainsi que les étudiants ce qui assure une gestion fluide des inscriptions et des démarches administratives.

**Activité 1 : Gestion des dossiers administratifs et des inscriptions**
- Aider à la gestion de la réinscription des étudiants
- Classer et archiver les dossiers des étudiants conformément aux normes
- Assurer la traçabilité et la confidentialité des documents administratifs
- Recevoir et vérifier les documents des étudiants (carte d’identité, relevé de notes, attestation de pré-inscription, etc.).
- S’assurer que les informations personnelles et académiques des étudiants sont complètes et à jour dans le système informatique.
- Mettre à jour les bases de données avec les informations d’inscription.

**Activité 2 : Pôle d'accueil et d'orientation des étudiants**
- Accueillir les étudiants en personne ou par téléphone.
- Fournir des informations sur les procédures d’inscription, les documents nécessaires et les délais
- Orienter les étudiants vers les différents services ou responsables lorsque nécessaire

**2 postes à pourvoir du 02/06/2025 au 05/09/2025 avec une fermeture administrative du 18 juillet 2025 au 18 Aout 2025**

**Le poste est ouvert uniquement aux contractuels.**

**Profil**:
Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste:
**Compétences nécessaires**:

- Gestion des priorités et organisation du temps
- Maîtrise des outils informatiques
- Accueil et communication avec les étudiants
- Traitement administratif des dossiers

**Connaissances nécessaires**:

- Connaître les logiciels bureautiques classiques comme Microsoft Word, Excel, ou des outils de gestion documentaire

**Qualités requises**:

- Sens de l’organisation
- Rigueur et précision
- Communication claire et efficace
- Discrétion et respect de la confidentialité