Assistant Administratif Polyvalent

Type d'offre:

- Emploi
- Cadre(s) d'emplois:

- ADJOINTS ADMINISTRATIFS
- Référence:

- 2024-12138
- Service:

- Délégation pilotage et ingénierie administrative et financière, Direction des assemblées, des affaires juridiques et des assurances, direction adjointe affaires juridiques
- 09/10/2024

Forte de plus de 9 600 femmes et hommes engagés au quotidien au service du territoire et de ses 1,4 million d'habitants, la Métropole de Lyon est un employeur qui offre une très grande variété de parcours avec plus de 250 métiers exercés dans différentes filières (administrative, technique, sociale et médico-sociale, culturelle...).

Vous appréciez être l'interlocuteur référent d'une équipe en matière d'assistanat, vous souhaitez de la polyvalence dans vos missions ? Rejoignez la direction adjointe des affaires juridiques de la Métropole de Lyon

Au sein de la Direction des Assemblées, des Affaires Juridiques et des Assurances (DAAJA), la direction adjointe des affaires juridiques, qui compte une trentaine d'agents, est garante de la sécurité juridique des principaux actes et contrats de la collectivité. Elle pilote l'ensemble de l'activité contentieuse devant les juridictions administratives et judiciaires.

Vos fonctions d'assistant administratif vous amènent à intervenir en appui de l'équipe de la direction adjointe -responsables de services, juristes et gestionnaires
- dans son organisation professionnelle. À ce titre, vous prenez en charge le secrétariat des responsables de services, et plus spécifiquement, les activités liées à la logistique de la Direction adjointe. Afin d'assurer la continuité de l'activité, vous intégrez un pôle d'assistants, auprès desquels vous intervenez en suppléance.

**Vos missions**:
Au quotidien, vous assistez les responsables de services dans Ieur organisation professionnelle, en termes de communication, d'information et d'accueil, ainsi que de gestion, de classement et de suivi de dossiers.

Vous êtes en capacité d'organiser, planifier des réunions, rédiger des ordres du jour et des comptes-rendus.

Vous réalisez et mettez en forme des travaux bureautiques (notes, courriers, tableaux...) et organisez Ieur suivi, classement et archivage.

Vous êtes en charge de la mise en forme des projets de délibérations au Conseil et à la
Commission permanente.

Fort de vos qualités relationnelles, vous appréciez gérer l'accueil physique et téléphonique. Vous savez réceptionner, filtrer et orienter les appels, donner une information de premier niveau et orienter vers les bons interlocuteurs. Vous êtes un maillon essentiel dans la transmission de l'information et jouez un rôle de relais auprès des différents acteurs de la direction adjointe.

**Votre profil**:
Vous avez une formation et/ou des connaissances dans le domaine du secrétariat, vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et informatiques classiques (Word, Excel, PowerPoint...) qui seront au centre de vos missions, et vous êtes formé à la prise de notes. Vous êtes doté d'une excellente orthographe et d'aptitudes rédactionnelles.

Pour exercer vos fonctions, il vous faudra faire preuve de discrétion et de confidentialité. Vous devrez savoir prioriser et vous organiser face à des interlocuteurs multiples. Proactif, vous savez alerter en cas de besoin et savez également prendre des initiatives si nécessaire.

Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ou de la Métropole de Lyon ainsi qu'une appétence pour le domaine juridique ne sont pas obligatoires mais seraient un indéniable plus.

**Pourquoi rejoindre la Métropole ?**:

- prise en charge à 75% de l'abonnement de transport domicile-travail,
- participation financière à la complémentaire santé et à la prévoyance,
- prestations sociales : restaurant du personnel, aides à la mobilité et aux déplacements, accès à l'offre de services du COS (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides sociales),
- accès à une offre de formation variée,
- conciergerie à proximité (Hôtel de Métropole),
- charte du droit à la déconnexion.

**Conditions de travail**:
Lieu : Hôtel de Métropole, 20 rue du Lac, 69003 Lyon

Temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT) ou 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT)

Régime indemnitaire de fonction : Groupe 5.

Poste n'ouvrant pas droit à la nouvelle bonification indiciaire (NBI).